Konsultan Koperasi

Umumnya pengurus koperasi di Indonesia tidak terlalu paham mengenai pembukuan, karena jarang sekali saat pemilihan pengurus baru koperasi ada fit and proper test yang menguji pengetahuan calon pengurus tentang pembukuan. Jenis koperasi yang beragam menjadikan pengurus koperasi pun berasal dari latar belakang yang beragam. Koperasi rumah sakit misalnya, pengurusnya kemungkinan besar adalah dokter, yang dipelajarinya adalah menghitung tulang bukan menghitung uang. Koperasi nelayan, pengurusnya sudah pasti nelayan, yang tugasnya mencari ikan bukan mengklasifikasi akun. Memang pengurus baiknya tahu soal pembukuan, dan dalam masa kepengurusan tiga tahun itu masa iya tidak sempat belajar mengenai pembukuan. Tapi pada kenyataanya jarang pengurus yang mau dan bisa belajar mengenai pembukuan, terlebih lagi pengurus yang dari awal sudah paham pembukuan. Terkecuali di koperasi Ikatan Akuntan Indonesia, pengurusnya sudah pasti mengerti pembukuan.

Kalau begitu jika pengurusnya tidak tahu pembukuan, lantas manajer koperasinya juga tidak tahu pembukuan, terus keuangan koperasi mau dibuat seperti apa? Bisa-bisa uang anggota yang sudah terkumpul tidak tahu kemana juntrungannya. Ini terjadi kepada saya ketika pertama kali ditugaskan menjadi pengelola koperasi, tugas pertama dari pengurus kepada saya saat itu adalah 'Coba cari tahu uang koperasi kemana aja?', saya langsung paham saat itu kalau harus membuat neraca sebagai alat untuk menjelaskan kemana saja uang koperasi. Di neraca lalu saya jelaskan 'Ini loh uang koperasi ada yang dalam bentuk kas, bank, piutang, aset tetap, work in process, utang, modal'. Baru kemudian pengurus berkata 'ooh' sambil kerut di dahi nya hilang. Itu karena pengelola sebelumnya tidak paham akuntansi, yang dicatat hanya kas masuk dan kas keluar. Sedangkan transaksi-transaksi non kas tidak dicatat, tidak ada rekap biaya, rekap pendaptan, rekonsiliasi rekening koran, dan lain-lain.

Pembukuan itu apa sih? Pembukuan itu adalah pencatatan seluruh transaksi keuangan yang ada di suatu perusahaan untuk kemudian disajikan dalam bentuk laporan keuangan secara tepat waktu dan akurat. Dengan disiplin ilmunya yang bernama akuntansi.  Pencatatan transaksi disini tidak cuma transaksi yang terkait kas seperti pembelian barang secara tunai atau memberikan pinjaman ke anggota. Transaksi disini juga terkait kejadian-kejadian yang tidak melibatkan kas, seperti pengakuan pendapatan, pengakuan utang, penyusutan aset. Transaksi juga tidak cuma yang melibatkan koperasi dengan pihak lain, seperti pembayaran utang atau penerimaan simpanan anggota. Ada transaksi-transaksi yang terjadi secara internal, seperti pengakuan beban penyusutan tiap bulan, alokasi penyisihan resiko piutang, penghapusan piutang tak tertagih.

Orang yang tahu pembukuan mengenali transaksi-transaksi apa yang perlu dicatat, bagaimana mencatatnya (dalam bentuk jurnal), bagaimana menyajikannya dalam bentuk laporan yang sesuai standar akuntansi, bagaimana nanti menemukan kesalahan-kesalahan dalam pencatatan, dan lain sebagainya. Orang yang tahu akuntansi tahu ketika membeli barang, apakah barang tersebut dicatat sebagai biaya atau pembelian aset, kalau dicatat sebagai pembelian aset akan disusutkan berapa lama, dengan metode apa. Kalau sebelum masa pakainya habis harus dijual, bagaimana mencatat transaksinya, dan seterusnya.

Memang seorang manajer tidak perlu menangani pembukuan sendiri, seorang manajer koperasi perlu memiliki staf khusus yang menangani pembukuan, memverifikasi transaksi, mencatat jurnal, seorang staf akuntansi. Namun pengetahuan mengenai pembukuan itu sendiri mutlak diketahui oleh manajer koperasi, tujuannya antara lain agar jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam pencatatan keuangan, seorang manajer koperasi mampu mengidentifikasi dimana kesalahan atau penyimpangan itu terjadi. Selain itu pada awal koperasi berdiri biasanya manajer koperasi hanya sendiri atau dibantu oleh beberapa orang staf, yang karena kemampuan keuangan koperasi yang baru berdiri ini masih minim, belum mampu merekerut staf akuntansi yang kompeten. Disinilah peran manajer koperasi untuk membangun sistem akuntansi yang rapih, melatih staf yang ada untuk menjalankan sistem tersebut, lantas mengawasi apakah sistem akuntansi yang tadi sudah dibuat bisa dijalankan dengan baik dan sudah efisien.

Akuntansi juga tidak sembarang pakai logika, tidak bisa orang menangani pembukuan hanya dengan bermodalkan logika tanpa dasar ilmu yang memadai. Minimal harus lulus mata kuliah pengantar akuntansi 1 dan 2. Atau kalau mau otodidak, baca buku Accounting yang tebalnya 10 centi. Memang di toko buku banyak buku-buku akuntansi yang sifatnya praktis dan tipis, mempelajari buku itu saja sebenarnya cukup... untuk tingkat pengurus. Kalau untuk tingkat manajer koperasi dan supervisor keuangan, buku tersebut tidaklah memadai. Banyak hal yang tidak bisa diungkap dalam buku akuntansi yang tipis. Perlu pemahaman yang komprehensif mengenai pembukuan bagi seorang manajer koperasi.

Karenanya persayaratan yang direkomendasikan untuk menjadi manajer koperasi adalah berlatar belakang pendidikan manajemen atau akuntansi. Bahkan orang yang kuliah di jurusan akuntansi pun, kalau berasal dari kampus yang tidak bonafid, apalagi orangnya kurang cerdas, kurang bisa mempraktikan ilmu yang didapat di bangku kuliah dengan kenyataan kebutuhan pembukuan di koperasi. Terlebih lagi orang yang tidak punya dasar ilmunya. Merekerut manajer koperasi dari orang yang berlatar belakang teknik atau hukum misalnya, tidak dilarang memang, tapi orang tersebut perlu mengejar untuk belajar mengenai pembukuan. Syukur-syukur kalau ia di back up oleh staf atau supervisornya yang mengerti akuntansi, kalau tidak berantakan sudah jadinya keuangan koperasi. Mungkin ini salah satu penyebab runtuhnya banyak koperasi, ketika di koperasi tersebut tidak ada yang paham mengenai pembukuan, baik itu pengurusnya atau pengelolanya.

Pembukuan dan penyajiannya juga punya aturan, namanya standar akuntansi. Kalau di koperasi saat ini yang berlaku adalah Standar Akuntansi untuk Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik atau disingkat SAK ETAP. Mungkin ada yang berkata 'Jangankan SAK ETAP, kata 'akuntansi' saja masih awam di koperasi saya', ya kalau begitu jangan dibiarkan kondisi tersebut berlarut-larut. Ketertingalan jangan dibiarkan, kurangnya kompetensi jangan dianggap wajar. Pilihannya cuma dua, belajar atau merekrut orang yang ahli. Tidak bisa dibiarkan koperasi berjalan tanpa pembukuan yang rapih dan sesuai standar. Bagaimana koperasi bisa besar jika pembukuannya tidak rapih. Ketika meminta tambahan modal kerja dari lembaga keuangan pasti yang diminta adalah laporan keuangan, laporan keuangan yang diakui adalah yang mendapat pendapat wajar dari akuntan publik. Kalau metode pencatatan dan pembukuannya saja tidak tahu bagaimana bisa mendapat pendapat wajar, di audit akuntan publik saja tidak berani.

Saran saya ketika merekerut manajer koperasi, harus di tes pengetahuan akuntansinya. Minimal ia tahu golongan akun apa saja, kalau bertambah di debit atau di kredit, kalau ada transaksi jurnalnya bagaimana, apa saja yang ada di neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal. Kalau di koperasi karyawan, tinggal minta tolong bagian akuntansi di perusahaan untuk mengetes kemampuan akuntansi calon manajer koperasi. Kalau di koperasi lain bisa meminta bantuan lembaga manajemen untuk proses seleksinya. Koperasi yang didalamnya tidak ada orang tahu pembukuan itu rawan, rawan kesalahan dan rawan penyimpangan.

Jalan kedua selain merekrut orang yang paham akuntansi, adalah dengan melakukan pelatihan. Meskipun sudah tahu akuntansi itu seperti apa, tetap diikutkan pelatihan mengenai akuntansi. Karena koperasi pastinya berkembang, transaksi yang ada di dalamnya pun akan bertambah rumit dan bertambah besar volumenya, ini membutuhkan tingkat kompetensi baru, perlu tambahan ilmu baru. Jika nanti koperasi memutuskan untuk membentuk anak perusahaan, maka perlu diketahui bagaimana pemisahan kekayaannya, bagaimana pembagian devidennya, bagaimana pencatatan transaksi antara induk dan anak perusahaan.

'Koperasi saya masih kecil, tidak sanggup bayar manajer koperasi yang berpengalaman, cuma sanggup bayar gaji staf administrasi.' Ya kalau begitu staf administrasi itu disuruh belajar akuntansi dari buku-buku yang banyak terdapat di toko buku. Atau datangkan pengajar dari kampus setempat untuk mengajari akuntansi sekaligus membuatkan sistemnya. Sebenarnya kalau ada kemauan pasti ada jalan, membeli buku akuntansi lantas mempelajarinya tidak butuh uang lebih dari seratus ribu. Masa iya, sekecil-kecilnya koperasi, seratus ribu tidak punya. Berhenti berkilah atau beralasan, kalau koperasi perlu pembukuan yang rapih ya lantas itu perlu dilakukan sebisa mungkin.

Kata orang accounting is a languange of business. Koperasi juga merupakan sebuah bisnis, koperasi yang tidak tahu akuntansi seperti orang yang bisu. Orang yang bisu itu sulit berkomunikasi dengan orang lain, begitu pun koperasi yang tidak menerapkan pembukuan yang standar akan sulit berkomunikasi dengan dunia bisnis. Lantas ini tugasnya siapa agar koperasi bisa berbicara bahasa bisnis (akuntansi), dengan tegas saya katakan ini masuk ke dalam job desc manajer koperasi.