Konsultan Koperasi

Cara mudah untuk mengetes apakah pengurus koperasi adalah pengurus yang kompeten adalah dengan bertanya isi Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART). Jika pengurus tidak banyak mengetahui isi AD/ART koperasinya, maka hampir bisa dipastikan koperasinya tidak terurus dengan baik. Layaknya seorang presiden yang tidak mengetahui undang-undang dasar negaranya. Bagaimana mungkin seorang pengurus tidak mengetahui isi AD/ART, sementara AD/ART adalah dasar bagi seluruh peraturan di koperasi. Di AD/ART dijabarkan tugas dan tanggung jawab pengawas, pengurus dan pengelola; hak dan kewajiban anggota; persyaratan keanggotaan; ketentuan rapat anggota; lingkup usaha; proporsi pembagian SHU; dan lain sebagainya.

Sama juga cara untuk mengetes rasa memiliki anggota terhadap koperasi, yaitu dengan bertanya mengenai AD/ART koperasi. Jika anggota yang ditanya lebih banyak tidak tahunya dibanding tahunya, maka hampir bisa dipastikan juga anggota koperasi tidak memiliki kebanggaan dan rasa memiliki terhadap koperasinya. Anggota koperasi sebagai pemiliki koperasi, jika sudah tidak bangga dan tidak merasa memiliki terhadap koperasinya maka apa yang mau diharapkan? Pemiliknya saja sudah tidak peduli, apalagi pihak lain. Di koperasi yang bagus, AD/ART dirumuskan bersama oleh anggota, baik melalui rapat anggota maupun melalui perwakilan-perwakilan. Bukan justru diserahkan ke notaris atau pejabat dinas koperasi untuk dibuatkan AD/ART nya. Memang notaris dan pejabat dinas koperasi setempat dapat membantu membuat draft AD/ART, namun bukan berarti draft tersebut tidak digodok lagi di anggota. Pengalaman saya, ada koperasi karyawan yang secara riil lingkup usahanya adalah melayani perusahaan namun di anggaran dasarnya tertera lingkup usahanya termasuk pengadaan alat pertanian!

Anggaran dasar bisa mencerminkan bentuk dan arah suatu koperasi. Mau dibawa kemana sebuah koperasi, secara umum tertera di anggaran dasar dan anggaran rumah tangga. Berikut adalah karakteristik AD/ART yang baik :

1. Disusun di awal pembentukan koperasi
AD/ART adalah modal awal untuk menyusun peraturan intern lainnya di koperasi. Di AD/ART tersirat arah dan strategi suatu koperasi. Karenanya sejak awal berdiri AD/ART sudah harus disusun bersama oleh anggota. Untuk AD biasanya sudah merupakan syarat pendirian suatu koperasi dalam bentuk akta pendirian, karenanya pasti dimiliki oleh semua koperasi yang berdiri. Sedangkan ART merupakan penjabaran dari AD, yang fungsinya lebih kepada dokumen internal koperasi itu sendiri. ART ini lah yang biasanya diabaikan di banyak koperasi yang baru berdiri. Bagi koperasi yang ecek-ecek, peran AD/ART ini dianggap penting ga penting selama operasional koperasi masih bisa berjalan. Padahal jika dikemudian hari ada pertanyaan, persoalan, atau ada gugatan dari anggota terhadap keputusan pengurus, maka AD/ART , inilah yang pertama dan utama dijadikan acuan dan dasar hukum. AD/ART bergungsi sebagai pembimbing dan pembatas pengurus dalam menjalankan perannya.

Jangan sampai ketika ada permasalahan, baru kemudian sibuk mencari dasar atau alasan yang ternyata di AD/ART tidak diatur. Contoh kasus di suatu koperasi karyawan A ada karyawan dari perusahaan B yang mendaftar menjadi anggota koperasi, karena pengelola berpatokan pada anggaran dasar yang tidak membatasi keanggotaan pada karyawan perusahaan A, maka karyawan perusahaan B dapat menjadi anggota di koperasi karyawan A. Ini bermula dari kelalaian pendiri dan pengurus koperasi yang tidak mencantumkan syarat keanggotaan yang jelas dalam anggaran dasarnya. Contoh lainnya, ketika rapat anggota tahunan anggota memperdebatkan masalah proporsi pembagian SHU, karena sebelumnya koperasi tersebut belum mempunya ART yang mengatur mengenai proporsi pembagian SHU. Sehingga RAT yang seharusnya menjadi ajang pertanggungjawaban pengurus jadi hanya meribukan masalah pembagian SHU.

Menyusun dan mengesahkan AD/ART akan sangat membantu pengurus dalam mengelola koperasi. Menghindarkan pengurus dari kerancuan dalam pengambilan keputusan, karena keputusan-keputusan yang sifatnya penting sudah diputuskan terlebih dahulu dalam AD/ART. Karenanya di awal-awal pendirian perlu adanya orang yang ahli dalam masalah perkoperasian, orang yang bisa memprediksi dinamika yang akan terjadi di koperasi nantinya. Orang tersebut bisa dari konsultan koperasi maupun pejabat dari dinas koperasi setempat, atau orang yang memang sudah berpengalaman dalam mengelola koperasi.

Memang dalam menyusun AD/ART memerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Memerlukan komitmen dan pengorbanan dari para pendiri-pendiri koperasi. Pendiri-pendiri koperasi harusnya bukan orang yang terima beres. Para pendiri koperasi adalah orang yang mau mengorbankan pemikiran dan waktunya untuk menyusun dasar peraturan koperasi yang kuat, yaitu anggaran dasar dan anggaran rumah tangga. Penyusunan AD/ART di awal pendirian tidaklah harus sempurna, karena dikemudian hari AD/ART bisa saja diubah jika dirasa sudah tidak cocok lagi dengan situasi dan kondisi. Jangankan AD/ART, undang-undang dasar negara pun bisa mengalami amandemen. Di awal pendirian, AD/ART tidak harus sempurna, tetapi harus mencerminkan aspirasi para pendiri koperasi.

Koperasi yang berdiri tanpa memiliki AD/ART maka bisa dipastikan bahwa pendirinya mendirikan koperasi dengan kurang sungguh-sungguh. Biasanya segala hal yang menyangkut pendirian koperasi, setelah rapat awal pembentukan koperasi diserahkan kepada pengurus. Padahal, di fase pendirian, satu tahun pertama koperasi berdiri. Peran anggota atau pendiri koperasi sangat vital untuk menentukan arah koperasi tersebut. Tidak bisa diserahkan begitu saja ke pengurus. Penyusunan AD/ART, jika dilakukan dengan benar, saya yakin tidak cukup dengan satu kali pertamuan atau rapat anggota. Perlu ada rapat-rapat pendahuluan, perlu dibuat  tim khusus, perlu dibuat kelompok-kelompok kerja, perlu ada sosialisasi draft AD/ART ke anggota. Ya seperti para pendiri bangsa dahulu ketika memutuskan untuk menyusun undang-undang dasar, prosesnya tidak singkat dan karenanya hasilnya juga tidak sembarangan.

2. Disusun bersama-sama oleh anggota
Proses penyusunan AD/ART tidak bisa diserahkan seluruhnya kepada pengurus, apalagi pihak luar seperti notaris, konsultan koperasi, atau dinas koperasi setempat yang biasanya berperan sebagai pembimbing atau konsultan. Memang tidak dipungkiri bahwa sebagian besar anggota atau pendiri koperasi memiliki keterbatasan ilmu mengenai koperasi, dan karenanya tidak bisa secara mandiri menyusun AD/ARTnya sendiri. Karena itu peran pembimbing atau konsultan hampir mutlak diperlukan. Namun peran konsultan disini hanyalah untuk menyiapkan draft dasar AD/ART,  mengedukasi para pendiri koperasi mengenai hal-hal apa saja yang perlu dicantumkan di AD/ART, membantu menyusun tahapan penyusunan AD/ART, menjelaskan peraturan pemerintah terkait perkoperasian agar AD/ART yang disusun kelak sejalan dengan peraturan pemerintah, menjawab pertanyaan-pertanyaan para pendiri dalam proses penyusunan AD/ART. Peran konsultan bukanlah menyusun draft final AD/ART yang nantinya langsung di paraf pengurus tanpa dibaca

Memang ada template AD/ART koperasi yang bisa dijadikan referensi awal, yang biasanya sudah disediakan oleh dinas koperasi setempat atau notaris, atau disalin dari koperasi lain. Namun bukan berarti template tersebut disalin mentah-mentah dengan revisi seadanya karena tidak mau repot. Template hanyalah alat bantu agar para pendiri koperasi tidak dari nol merumuskan kata-kata di AD/ART yang tentunya membutuhkan waktu sangat lama jika dilakukan seperti itu.

Proses penggodokan AD/ART oleh para anggota ini walaupun terkesan merepotkan. Namun bisa dijadikan sebagai media pembelajaran bagi pendiri koperasi. Proses penggodokan AD/ART ini bisa menguji sekaligus melatih kekompakan, komunikasi, kemampuan menyatakan pendapat, toleransi, kepedulian, kesediaan melakukan pengorbanan (waktu dan pemikiran) dari para pendirinya. Jika di tahap penggodokan AD/ART oleh para anggota koperasi terjadi banyak perselisihan, ketidakcocokan, pertentangan atau bahkan ketidakpedulian maka sesungguhnya koperasi belum siap berdiri sebelum segala konflik dan permasalahan tersebut terselesaikan. Proses penyusunan AD/ART yang dilaksanakan oleh para pendiri bisa menjadi indikator siap atau tidaknya koperasi didirikan. Koperasi didirikan harus berdasarkan semangat kekompakan, kepedulian dan toleransi para anggotanya. Tanpanya, koperasi yang didirikan tidak akan mempunyai dasar yang kuat, tidak memiliki pondasi yang kokoh. Koperasi yang seperti itu akan lambat berkembang dan rawan guncangan.

Jadi bukan hanya produk AD/ART yang penting, namun juga proses dalam penyusunannya juga tidak kalah penting. Jika dari penyusunan AD/ART para anggotanya sudah tidak mau tahu, bagaimana nanti ketika koperasi sudah berdiri dan mulai dikelola. Memang tidak mudah atau bahkan tidak mungkin melibatkan seluruh anggota koperasi, satu per satu, untuk secara aktif menyusun AD/ART, apalagi di koperasi yang jumlah anggotanya ribuan atau lebih. Karenanya diperlukan perwakilan dari anggota untuk membentuk tim khusus. Meskipun begitu seluruh anggota pada tahapan tertentu penyusunan AD/ART perlu diberikan informasi, sosialisasi atau bahkan jajak pendapat atas draft AD/ART yang sedang disusun. Sehingga diharapkan ketika rapat anggota pengesahan AD/ART yang tersisa tinggal ketok palu, tidak ada lagi perdebatan panjang yang melelahkan di forum rapat anggota. Karena semua perdebatan telah diselesaikan bersama sebelumnya. Diharapkan produk AD/ART yang disahkan adalah benar suara bersama yang mengakomodir seluruh anggota koperasi.

3. Melibatkan pembimbing atau konsultan koperasi dalam penyusunannya
Penyusunan AD/ART tidak bisa dilakukan secara sembarangan tanpa dasar ilmu yang cukup mengenai perkoperasian dan peraturan-peraturan yang terkait. Perlu ada bimbingan dan konsultasi dari pihak yang cukup ahli dan berpengalaman di perkoperasian. Yang pasti adalah melibatkan dinas koperasi setempat selaku perwakilan dari pemerintah. Setiap dinas koperasi pasti memiliki orang-orang yang memang khusus dialokasikan untuk melakukan pembinaan terhadap koperasi-koperasi di wilayah kerjanya. Dinas koperasi biasanya mempunyai draft AD/ART yang bisa dijadikan draft awal, sehingga para pendiri koperasi tidak perlu menyusun draft AD/ART dari nol. Selain itu dengan melibatkan perwakilan dinas koperasi setempat, proses pengurusan dan perizinan pendirian koperasi juga akan lebih mudah. Pihak kementrian koperasi juga mengalokasikan staf-stafnya yang berperan sebagai konsultan koperasi di tiap-tiap daerah, yang juga bisa dimintai bantuan dalam rangka penyusunan AD/ART.

Jika bantuan atau bimbingan dari perwakilan dinas koperasi setempat dirasa tidak cukup. Dikarenakan keterbatasan waktu dari staf dinas koperasi terkait. Maka tidak ada salahnya para pendiri mempekerjakan orang yang sudah berpengalaman di dunia perkoperasian sebagai pembimbing atau konsultan. Pembimbing atau konsultan tersebut bisa dari koperasi lain yang lebih mapan atau memang konsultan khusus biasa menangani koperasi. Mengapa perlu melibatkan pembimbing atau konsultan? Karena pembimbing tahu mengenai peraturan-peraturan di bidang koperasi, berpengalaman mengenai apa saja yang harus diatur di AD/ART, bisa memprediksi dinamika yang kemungkinan timbul di masa depan yang bisa diantisipasi oleh AD/ART yang mapan. Sehingga diharapkan AD/ART yang tersusun nantinya dapat bertahan lama tanpa perlu banyak atau sering diubah, karena sebelumnya telah disusun dengan mengakomodir peraturan yang ada dan memprediksi masa depan.

Jangan sampai AD/ART yang disusun tahun ini, kemudian tahun depan mengalami perubahan karena lupa mengakmodir peraturan tertentu atau lupa mencantumkan poin tertentu. AD/ART adalah seperti pondasi bangunan, bisa saja diubah atau ditambahkan, tapi sebisa mungkin jarang dilakukan. Seringnya perubahan AD/ART menunjukkan tidak seriusnya perencanaan pendirian koperasi di awal, atau justru menunjukkan kecerobohan serta kelalaian para pendirinya dalam merumuskan AD/ART.

Melibatkan pembimbing dan konsultan koperasi pastinya perlu biaya, dan biaya tersebut memang layak untuk dikeluarkan sebagai investasi awal pendirian koperasi. Sebagaimana biaya notaris dan biaya perizinan. Koperasi adalah suatu badan usaha, suatu bisnis. Bisnis manapun perlu melakukan investasi di awal sebelum menjalankan usahanya.

4. Disosialisasikan kepada seluruh anggota
Ada koperasi yang mensyaratkan calon anggotanya untuk memahami terlebih dahulu AD/ART koperasi sebelum bisa diterima menjadi anggota koperasi. Beginilah seharusnya proses penerimaan anggota, bukan hanya modal uang lantas langsung bisa jadi anggota koperasi. Atau minimal sebelum seseorang bisa menyandang status anggota koperasi, ada proses orientasi dan edukasi mengenai peraturan di koperasi. Baik peraturan pemerintah atau peraturan khusus di koperasi yang bersangkutan. Tidak perlu keseluruhan peraturan dijelaskan, yang tentunya akan sangat banyak. Yang pasti sebelum bergabung menjadi anggota kopeasi, calon anggota harus tahu apa hak dan kewajibannya, kapan rapat anggota dilaksanakan, bagaimana mekanisme rapat anggota, bagaimana proporsi pembagian SHU, bagaimana cara penghitungan SHU, dll.

Contoh yang tidak baik adalah pada saat pemilihan pengawas dan pengurus, kandidat pengawas dan pengurus bahkan tidak di fit & proper test, tidak ditanyai apakah yang bersangkutan memahami peraturan perkoperasian, tidak diwawancarai apakah calon yang bersangkutan tahu AD/ART koperasi yang akan dipimpinnnya nanti. Jangan sampai kejadian seperti ini terjadi. Jika kandidat pengawas dan pengurus saja tidak tahu AD/ART koperasinya bagaimana dengan anggota koperasi yang lain?

AD/ART harusnya dibuat buku saku yang dibagikan secara gratis kepada seluruh anggota koperasi. Yang berfungsi sebagai pegangan bagi anggota, terutama berkenaan dengan hak dan kewajibannya sebagai anggota koperasi. Buku saku AD/ART juga membantu pengawasan, ketika koperasi dikelola dengan tidak sejalan AD/ART, anggota dapat mengontrolnya, dapat menanyakannya, dapa mengkritisinya. AD/ART bukanlah dokumen rahasia yang harus disimpan di brankas. AD/ART adalah dokumen milik bersama yang semua anggota layak dan harus mengetahuinya.

5. AD/ART terbuka untuk perubahan atau penambahan
AD/ART bukanlah kitab suci yang dibuat oleh Tuhan, yang tidak dapat diubah-ubah. AD/ART adalah buatan manusia yang tidak lepas dari salah dan lupa. Karenanya bukanlah hal yang tabu untuk mengubah atau menambahkan sesuatu pada AD/ART. Jangankan cuma AD/ART koperasi, undang-undang dasar negara sekalipun bisa di amandemen. Jangan ada AD/ART yang terlalu sakral sehingga tabu bagi anggota untuk mengotak-atiknya, jangan pula ada AD/ART yang terlalu sering diubah. AD/ART bisa diubah bukan berarti setiap tahun atau setiap penggantian kepengurusan diubah. Jika begitu kasusnya, itu mencerminkan koperasi yang tidak punya visi yang jelas, mencerminkan koperasi yang plin-plan. Sebaliknya AD/ART yang tidak pernah diubah meskipun situasi atau kondisi mengharuskan perubahan adalah koperasi yang kolot dan tidak mau berubah.

Banyak hal yang bisa dijadikan pertimbangan dalam mengubah AD/ART. Yang paling utama adalah perubahan regulasi, perubahan undang-undang tentang perkoperasian misalnya. Kemudian perubahan tuntutan atau aspirasi anggota. Misalnya koperasi yang tadinya hanya bergerak di sektor keuangan, kemudian anggota menginginkannya agar bisa bergerak di sektor riil. Perubahan organisasi juga bisa memicu perubahan AD/ART. Misalnya skala koperasi bertambah besar sehingga tidak cukup dikelola oleh 3 orang pengurus, idealnya dikelola oleh 5 atau 7 pengurus, maka AD/ART bisa diubah.

Ada baiknya setiap beberapa tahun sekali koperasi mengadakan angket atau survey mengenai usulan perubahan AD/ART. Barangkali memang ada aspirasi dari anggota yang luput disampaikan kepada pengurus. Pengurus koperasi jangan buta atau tuli terhadap aspirasi anggota. Jika ternyata kebanyakan anggota memiliki aspirasi tertentu, maka tidak ada salahnya diadakan rapat anggota luar biasa.

AD/ART bukanlah produk sekali jadi. AD/ART adalah suatu produk yang berkelanjutan. Sebagaimana suatu software yang mengalami upgrade dan update. AD/ART pun senantiasa di perbarui berdasarkan aspirasi anggota dan situasi kondisi yang berlaku.

Sedikit cerita sebagai penutup dari tulisan mengenai AD/ART ini :
Sebuah koperasi telah berdiri puluhan tahun dan dana cadangan yang terakumulasi di koperasi sangat besar. Sementara dana yang begitu besar tidak dapat diambil bahkan jika seorang anggota keluar dari koperasi. Sehingga anggota bertanya-tanya, dana cadangan yang sebegitu besar milik siapa. Anggota beranggapan bahwa, meskipun seluruh anggota koperasi mengundurkan diri dan menarik simpanannya, maka dana cadangan yang ada sudah cukup untuk menjalankan koperasi. Jadi pertanyaannya siapa yang memiliki koperasi jika itu terjadi?

(Bagi anda yang sudah berkecimpung di dunia perkoperasian, pertanyaan ini mungkin terdengar bodoh. Namun itu pertanyaan yang keluar dari anggota yang awam mengenai perkoperasian.)

Dan lagi, anggota beranggapan, bahwa dana cadangan itu kan sebenarnya profit koperasi yang tidak dibagikan. Koperasi mendapat profit karena ada sumbangan modal (simpanan) dari anggotanya. Jadi sudah selayaknya anggota mendapat bagian dari dana cadangan jika anggota tersebut keluar dari koperasi. Logika yang cukup masuk akal bagi sebagian besar anggota koperasi.

Pengurus koperasi waktu itu akhirnya mengadakan rapat anggota. Dan dengan cara voting akhirnya dalam rapat anggota diputuskan untuk mengubah ART yang menyatakan bahwa anggota yang keluar dari koperasi berhak mendapat bagian dari dana cadangan secara proporsional.

Pertanyaannya! Apakah perubahan ART tersebut sudah benar?

Saya akan coba menjawab :

1. Pengurus bertindak tepat dengan mengadakan rapat anggota sesuai aspirasi dari anggota
2. Perubahan ART tersebut tidak melibatkan konsultan atau pembimbing yang ahli dalam hal perkoperasian. Atau paling tidak sebelumnya mengadakan riset dan studi banding mengenai apakah dana cadangan bisa dibagikan. Sebagai catatan, perubahan AD/ART tidak hanya harus mengakomodir aspirasi anggota, tapi juga harus mengakomodir peraturan pemerintah yang berlaku dan atau praktek bisnis yang umum berlaku. Terkadang aspirasi anggota bertentangan dengan peraturan yang berlaku. Contoh: anggota berkeinginan untuk tidak membayar pajak dengan melakukan tindakan tertentu yang dilarang oleh peraturan.
3. Dana cadangan, merupakan cadangan jika suatu saat koperasi mengalami kerugian. Di entitas bisnis manapun jika si pemilik keluar maka ia tidak berhak terhadap dana cadangan. Yang ia berhak dapatkan ketika keluar dari kepemilikan suatu perusahaan adalah porsi kepemilikannya di perusahaan tersebut. Dana cadangan hanya dapat dicairkan jika koperasi bubar. Jika semua anggota mengundurkan diri dan menarik simpanannya maka otomatis koperasi bubar dan dana cadangan dibagikan kepada anggota yang keluar pada saat koperasi bubar.
4. Karenanya keputusan ART menjadi bertentangan dengan praktek bisnis pada umumnya. Sehingga modal koperasi lambat laun akan tergerus oleh orang-orang yang mengundurkan diri dari koperasi dan menarik sebagian dari dana cadangan (modal) koperasi.

Untuk itu masalah untuk menyusun atau mengubah, atau untuk tidak mengubah AD/ART tidak bisa dilakukan secara sembarangan atau sambil lalu. Perlu keterlibatan banyak pihak, terutama anggota dan pihak yang berpengalaman di perkoperasian. Pendidikan perkoperasian merupakan hak sekaligus kewajiban bagi seluruh anggota koperasi. Salah satu materi pendidikan perkoperasian yang harus dipahami seluruh anggota adalah mengenai anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.