Konsultan Koperasi

Rencana strategis secara definisi adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia). Rencana strategis merupakan rencana yang sifatnya menyeluruh dan jangka panjang. Produk dari perencanaan strategis antara lain visi, misi, tujuan, nilai, strategi, road map.

Rencana strategis merupakan big picture, blueprint dari suatu organisasi. Rencana strategis bisa diibaratkan sebagai tujuan dan strategi hidup seorang manusia, mau menjadi orang seperti apa, mau melakukan apa, mau memiliki apa, dengan cara apa. Apakah bisa seorang manusia menjalani hidup tanpa tujuan dan strategi hidup? Jawabannya: bisa, tapi hidupnya berjalan tanpa arah, mudah terbawa arus, gampang diombang ambing godaan, tidak tahan ujian dan rawan dimanfaatkan oleh orang lain.

Begitupun koperasi, bisa saja dikelola tanpa adanya rencana strategis. Namun jalannya koperasi tersebut akan tanpa arah tujuan. Kebijakan yang diambil oleh satu kepengurusan bisa berbeda jauh dengan kepengurusan yang lain. Aturan main mungkin saja diubah-ubah setiap periode kepengurusan.  Akibatnya sumber daya tersia-sia tanpa pernah mencapai suatu tujuan. Koperasi yang tidak bermodalkan rencana strategis bisa terus hidup dan hanya sekedar bertahan hidup. Biasanya koperasi seperti ini adalah koperasi yang telah berusia belasan bahkan puluhan tahun, namun perkembangannya stagnan.

Dengan adanya rencana strategis, koperasi secara tidak langsung sudah menjawab tiga hal penting, yaitu why, what, dan how.

1. Why?
Mengapa kita perlu mengerjakan apa yang kita kerjakan sekarang? Mengapa kita begitu ingin mendapatkan apa yang akan kita capai? Mengapa yang kita cita-citakan itu begitu penting? Mengapa kita perlu bersusah payah menghabiskan waktu, pikiran dan tenaga demi majunya koperasi?

Jawaban dari pertanyaan 'mengapa` adalah faktor pendorong, bahan bakar dari suatu usaha yang akan dilakukan. 'Mengapa' adalah alasan mengapa suatu koperasi didirikan dan terus bertahan. 'Mengapa' adalah makna dari eksistensi koperasi tersebut. Sekali jawaban dari pertanyaan 'mengapa' itu hilang, atau menjadi kabur, maka hal terbaik yang bisa dilakukan koperasi adalah jalan di tempat.

Sebaliknya, koperasi yang mempunyai alasan yang kuat, koperasi yang mempunya jawaban yang tegas terhadap pertanyaan 'mengapa'. Adalah koperasi yang senantiasa terpacu untuk terus tumbuh. Koperasi dimana komponen-komponen didalamnya, anggota, pengawas, pengurus, pengelola, dan karyawan merasa perlu untuk mencapai sesuatu yang lebih penting dari dirinya sendiri.

Jawaban dari pertanyaan 'mengapa' mendorong koperasi untuk terus berusaha. Jawaban dari pertanyaan 'mengapa' terjawab dalam pernyataan visi, misi, tujuan dan nilai koperasi. Mengapa kita mendirikan koperasi? Untuk mensejahterakan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Kapan anggota menjadi sejahtera? Kapan masyarakat menjadi sejahtera? Selama tujuan itu belum terwujudkan, koperasi yang mempunyai tujuan mensejahterakan anggota dan masyarakat, hendaknya tidak berhenti bekerja keras mencapai tujuannya.

Karena memang jawaban dari pertanyaan 'mengapa' haruslah sesuatu yang sulit diwujudkan, seperti mensejahterakan masyarakat. Untuk mendorong koperasi senantiasa berupaya dan bekerja keras. Faktor 'mengapa' yang kuat adalah faktor pendorong utama bagi orang-orang yang kreatif dan inovatif.

Sebenarnya sebagian besar jawaban dari pertanyaan 'mengapa' sudah terjawab oleh undang-undang perkoperasian. Mengapa koperasi ada? Yaitu untuk memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. Dan layaknya semua koperasi mencantumkan ini sebagai bagian dari visi misinya.

2. What?
Apa yang kita miliki sekarang? Apa yang tidak kita miliki sekarang? Apa yang sebaiknya kita miliki? Apa yang menjadi kendala dan ancaman?

Dengan menjawab pertanyaan 'apa' kita mengenal kekuatan dan kelemahan diri kita. Kita mengetahui posisi awal koperasi. Kita mengetahui peluang dan ancamaan yang ada di depan. Pertanyaan ini bisa terjawab dengan melakukan analisa SWOT.

3. How?
Bagaimana kita akan mencapai tujuan? Berapa besar biaya yang harus dikeluarkan untuk mencapai tujuan (how much it takes to get there)? Bagaimana caranya?

'Mengapa' ini biasanya diterjemahkan ke dalam strategi atau roadmap. Serangkaian langkah-langkah, urutan yang harus dilalui untuk mencapai tujuan, visi dan misi.

Rencana strategis inilah yang membedakan antara perusahaan biasa dan perusahaan luar biasa. Rencana strategis juga yang membedakan antara koperasi ecek-ecek dan koperasi yang baik. Selain itu ada tiga alasan mengapa perencanaan strategis penting bagi sebuah koperasi :

1. Kebutuhan akan perencanaan strategis makin dirasakan dalam kehidupan organisasi.
Rencana strategis adalah titik awal dalam memahami dan menilai tindakan yang diambil pengurus dan pengelola koperasi. Rencana strategis juga merupakan panduan bagi pengurus koperasi dalam mengambil keputusan. Visi, misi dan nilai yang dianut oleh suatu koperasi akan menjadi referensi utama dalam pengambilan keputusan. Koperasi yang memiliki nilai transparansi misalnya, akan dengan mudah menerima kunjungan, studi banding atau liputan dari pihak luar. Ilmu dan pengalaman yang ada di koperasi tersebut akan dengan mudah diakses untuk kemanfaatan pihak lain.

Rencana strategis ibaratnya sebuah peta. Dahulu ketika belum ada aplikasi google maps atau GPS, kita dapat dengan santainya pergi ke tempat yang belum kita ketahui lokasi persisnya. Dengan hanya berbekal alamat, yang terkadang juga tidak lengkap. Apakah dengan berbekal alamat di secarik kertas kita bisa sampai ke tujuan? Bisa saja. Tapi mungkin dengan melalui banyak proses bertanya kesana-sini, salah belokan, kelewatan, nyasar dan kendala lain yang menghabiskan waktu dan tenaga di jalan. Dengan hanya berbekal alamat di secarik kertas kita juga bisa sampai ke tujuan, hanya saja menghabiskan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Kalau istilah manajemennya 'efektif tapi tidak efisien'.

Bagaimana dengan sekarang? Apakah kita masih hanya mengandalkan alamat untuk mencari lokasi yang tidak kita ketahui. Sekarang ini sudah punya peta dalam bentuk google maps atau GPS, dengannya kita tahu persis kemana kita akan menuju, melalui jalan apa, berapa lama waktunya, berapa jauh lagi. Tidak butuh proses bertanya sana-sini atau resiko nyasar. Waktu yang dibutuhkan untuk sampai ke  tempat tujuan menjadi lebih singkat dan tidak buang-buang tenaga. Atau dengan kata lain: efektif dan efisien.

Perumpamaan yang pertama, adalah seperti koperasi yang tahu (secara tersirat atau informal) mengapa dan apa yang menjadi tujuannya. Yaitu koperasi yang tahu kemana ia akan menuju namun tidak mempunyai perencanaan strategis yang tertulis dan disepakati secara formal. Bisa saja koperasi ini mencapai tujuannya, hanya saja akan banyak sumber daya yang terbuang. Contohnya adalah koperasi-koperasi yang masih dikelola secara tradisional.

Perumpamaan yang kedua, adalah seperti koperasi yang telah mempunyai rencana strategis yang jelas, dibakukan dan disahkan oleh rapat anggota. Pengurus, sebagai pengemudi koperasi, tahu persis kemana ia akan menuju, jalan apa yang akan dilewati, jalan apa yang harus dihindari, kapan harus belok, dan kapan harus berhenti. Kemungkinan salah alamat masih ada, namun sangat minim. Koperasi yang seperti ini bukan hanya mencapai tujuannya, namun juga dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien. Ini aalah bentuk koperasi yang modern.

Lalu bagaimana dengan koperasi yang tidak tahu mau seperti apa. Itu sama halnya dengan orang yang berjalan tanpa tahu tujuannya.

2. Perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya.
Rencana strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif. Menjadi dasar penyusunan rencana kerja dan rencana anggaran. Apa yang mesti dikerjakan dan berapa alokasi biaya yang mesti dialokasikan, tinggal merujuk pada rencana strategis.

Rencana strategis juga menjadi dasar penyusunan peraturan-peraturan yang ada di koperasi. Mulai dari anggaran dasar, anggaran rumah tangga, peraturan khusus, petunjuk teknis, hingga keputusan pengurus. Dengan adanya rencana strategis yang mapan, menyusun peraturan-peraturan menjadi lebih mudah.

Rencana strategis dinyatakan dalam jangka panjang, yaitu 5 tahun ke atas. Ketika harus menyusun rencana tahunan, maka tugasnya tinggal menguraikan rencana lima tahun. Tidak lagi mengawang-awang apa yang seharusnya, atau enaknya dilakukan tahun ini. Dengan adanya rencana strategis, upaya yang dilaksanakan dari tahun ke tahun akan berhubungan, tidak acak.

Rencana strategis berupa strategi nantinya dirinci ke dalam bentuk program kerja. Program kerja koperasi di uraikan menjadi program kerja per bagian. Program kerja per bagian di uraikan menjadi Key Performance Index (KPI) masing-masing individu.

Tanpa adanya rencana strategis, berarti koperasi membangun organisasinya tanpa ada dasar yang kuat. Seperti membangun tiang, tembok, dan genteng, namun lupa membangun pondasinya. Semakin koperasi tersebut dirancang untuk menjadi koperasi besar, semakin diperlukan rencana strategis yang mapan.

3. Memahami perencanaan strategis (yang bisa sangat rumit dan canggih) memudahkan kita untuk memahami perencanaan bentuk lain.
Perencanaan strategis merupakan ranah manajemen puncak. Dalam hal ini di koperasi adalah pengurus, yang berperan sebagai manajemen puncak. Semakin tinggi tingkatan manajemen, semakin dituntut untuk dapat berpikir kompleks, jangka panjang dan abstrak. Karena itu lebih sulit melakukan perencanaan strategis dibanding perencanaan lainnya.

Jika seseorang sudah bisa memahami, apalagi menyusun, rencana strategis. Maka kemungkinan besar ia akan dengan mudah memahami bentuk-bentuk perencanaan lainnya yang sifatnya lebih pendek.

Apa kendala yang dihadapi koperasi sehingga belum punya rencana strategis?
Kendala kebanyakan koperasi dalam menyusun perencanaan strategis adalah pada keterbatasan SDMnya.  Terutama pada pengurus. Ada dua kategori SDM yang mencegah koperasi memiliki rencana  strategis.

1. Tidak tahu pentingnya rencana strategis
Yang diketahui biasanya rencana kerja tahunan, rencana anggaran tahunan. Anggapannya 'yang penting tahun depan tahu mau ngapain, urusan tahun depannya lagi nanti aja'. Pengurus koperasi yang seperti ini biasanya hanya berpikir sebatas pada masa jabatannya saja. 'Bagaimana koperasi pada masa jabatan saya bisa maju. Urusan kepengurusan berikutnya bukan urusan saya'. Tipe pengurus yang seperti ini yang membawa koperasi menjadi koperasi kelas ecek-ecek. Tidak mempelajari manajemen modern, tidak tahu apa itu rencana strategis.

2. Tahu pentingnya rencana strategis, tapi tidak tahu cara menyusunnya
Menyusun rencana strategis memang tidak sembarangan. Ada ilmunya, ada caranya, ada tahapannya. Bagaimana merangkai visi misi yang baik, bagaimana mengidentifikasi nilai, bagaimana menyusun strategi. Sama seperti ilmu-ilmu lainnya, ilmu perencanaan strategis pun bisa dipelajari. Banyak buku dan pelatihan mengenai perencanaan strategis. Hanya saja terkadang mendengar kata 'perencanaan strategis' bagi sebagian orang sudah merasa terintimidasi. Terbayang akan hal-hal yang rumit.

Modal sebenarnya tidak menjadi kendala bagi penyusunan rencana strategis. Karena biaya yang diperlukan untuk mempelajari cara membuat rencana strategis tidaklah mahal, hanya perlu membeli beberapa buku senilai beberapa ratus ribu. Atau mau mudahnya dengan mempekerjakan konsultan koperasi khusus untuk menyusun rencana strategis, yang biayanya juga tidak terlalu mahal.

Lalu bagaimana caranya agar koperasi memiliki rencana strategis?
Tidak lain adalah dengan belajar. Mengutus atau menugaskan salah satu pengurus atau pengelola untuk mempelajari bagaimana menyusun rencana strategis. Saya pikir satu bulan kurang lebih cukup untuk mempelajari dasar-dasar bagaimana menyusun rencana strategis. Namun jika di koperasi tidak ada orang yang bisa ditugaskan untuk belajar, Anda bisa mempekerjakan konsultan koperasi untuk menyusun rencana strategis.

Kapan rencana strategis koperasi sebaiknya disusun?
Rencana strategis idealnya sudah mulai disusun ketika pembentukan koperasi, yaitu di tahun pertama koperasi berdiri. Sehingga sejak awal koperasi dan orang-orang yang ada di dalamnya tahu mau dibawa kemana koperasi ini? Keputusan-keputusan pengurus kedepannya akan lebih mudah. Peraturan-peraturan intern lebih mudah disusun. Dan tidak ada kata terlambat untuk mulai menyusun rencana strategis, meskipun koperasi Anda telah berdiri puluhan tahun. Itu tandanya koperasi Anda sebenarnya mempunya dasar why yang kuat, hanya belum terpetakan dengan rapih.

Siapa yang ditugaskan menyusun rencana strategis?
Rencana strategis merupakan bagian dari tugas dan tanggung jawab manajemen puncak (top management), yaitu pengurus koperasi. Tentu dalam hal penyusunannya bisa dibantu oleh pengelola dan atau konsultan koperasi. Anggota dan stakeholder penting pun harus ikut dilibatkan dalam tahapan-tahapan tertentu perencanaan strategis. Yang terpenting, rencana strategis harus disahkan dalam rapat anggota dan disosialisikan ke seluruh komponen koperasi.

Koperasi ecek-ecek adalah koperasi yang tidak tahu jangka panjangnya ia mau seperti apa; tidak tahu nilai-nilai yang menjadi panduan sikap personil di dalamnya; tidak tahu apa yang ia punya dan apa yang ia hadapi; tidak tahu apa strategi yang dijalankan. Koperasi ecek-ecek adalah koperasi yang tidak memiliki rencana strategis.

Jangan jadi koperasi ecek-ecek!

kontributor : Rizki Ardi