Konsultan Koperasi

Mungkin ada diantara praktisi koperasi yang bertanya, apa bedanya menjadi manajer di koperasi dan manajer di perusahaan swasta? Melalui tulisan ini saya akan mencoba menjawab pertanyaan tersebut. Perbedaannya jelas, yang satu bekerja di koperasi, yang satu bekerja di perusahaan swasta, hehehe...

Oke serius, sebenarnya perbedaannya sangat mendasar antara seorang yang bekerja di koperasi dan seorang yang bekerja di perusahaan swasta. Perbedaan pertama adalah di “for whom you work for”, untuk siapa Anda bekerja! Di perusahaan swasta, Anda bekerja untuk siapa? Pemegang saham, lebih spesifiknya pemegang saham mayoritas atau owner. Owner itu siapa? Umumnya pemegang saham adalah orang-orang yang sudah kaya (tidak mungkin masyarakat biasa punya saham mayoritas). Jadi jika boleh digeneralisir. Anda yang bekerja di perusahaan swasta bekerja untuk orang kaya, membuat yang kaya semakin kaya, membuat pembagian kue perekonomian semakin timpang. Belum lagi jika owner itu ternyata dari bangsa asing, Anda turut serta melarikan uang Indonesia ke luar negeri. Terlalu berlebihan ya? Tapi kurang lebih itulah yang terjadi.

Lantas bagi Anda yang bekerja di koperasi, Anda bekerja untuk siapa? Bagi yang bekerja di koperasi karyawan, Anda bekerja untuk para karyawan, para buruh, sebagai pemilik dari koperasi. Mereka yang memang perekonomiannya masih pas-pasan. Bagi yang Anda bekerja di koperasi guru, Anda bekerja untuk para ‘pahlawan tanpa tanda jasa’; bagi Anda yang bekerja di koperasi pesantren, Anda bekerja bagi ‘para pengajar dan penuntut ilmu’; bagi Anda yang bekerja di koperasi nelayan, koperasi pertanian, koperasi masyarakat, Anda bekerja untuk common people, untuk orang-orang yang memang masih perlu untuk disejahterakan.

Menjadi manajer berarti mendedikasikan pikiran Anda, memeras otak untuk menghasilkan yang terbaik pihak yang telah mempekerjakan Anda. Pertanyaanya adalah, untuk siapa semua jerih payah tersebut? Untuk ‘rich people’ kah, atau untuk ‘common people’? Karenanya seorang manajer koperasi yang sadar akan perannya, sadar akan kelebihannya dibanding manajer-manajer lain yang bekerja di sektor swasta. Ia akan merasa bangga, meskipun secara materil ia cenderung dibayar dengan gaji yang lebih rendah dari rekan-rekan manajernya yang bekerja di perusahan swasta.

Bagi seorang manajer koperasi yang menyadari tugas mulianya, kekurangan dalam hal materi tersebut sangat sangat bisa dikompensasi dengan kepuasan batin. Bahwa ia telah bekerja bukan untuk dirinya, bukan hanya untuk keluarganya, juga untuk orang banyak. Bukankah rezeki yang baik itu bukan rezeki yang banyak, tetapi rezeki yang berkah dan cukup. Insyaallah dengan bekerja dalam rangka membantu meningkatkan kesejahteraan orang banyak, rezeki yang dihasilkan semakin berkah karena semakin banyak orang yang mendoakan.

Kepuasan bagi seorang manajer koperasi bukanlah tatkala ia mendapat gaji tinggi atau bonus besar, kepuasannya terletak ketika anggota merasa hidupnya menjadi lebih mudah dengan adanya koperasi, perekonomiannya menjadi terbantu dengan hadirnya koperasi. Senyum dan doa dari anggota koperasi yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan secara telak dapat mengalahkan kompensasi yang sifatnya materil belaka. Bagi Anda yang bekerja sebagai manajer koperasi, jika berhasil memajukan koperasi maka insyaallah anggota secara berjamaah berterima kasih dan mendoakan Anda. Bagi Anda yang bekerja sebagai manajer di sektor swasta, apakah Anda yakin jika Anda berhasil memajukan perusahaan, owner turut mendoakan Anda?

Semoga tulisan ini mampu membesarkan hati para manajer koperasi yang merasa under paid. Sesungguhnya menjadi bermanfaat bagi sesama itu lebih berharga dari gaji tinggi.

Rizki Ardi | Konsultan Koperasi

Seperti apa sih manajer koperasi yang baik itu? Apakah yang harus punya latar belakang pendidikan manajemen? Apakah manajer koperasi yang sudah berpengalaman sudah bisa dipastikan adalah manajer koperasi yang bagus? Tulisan singkat ini mencoba menjelaskan karakteristik manajer koperasi yang perlu direkrut oleh pengurus yang ingin koperasinya maju.

1. Amanah
Sebelum berbicara mengenai keahlian, pendidikan dan pengalaman kerja.  Jika cuma ada satu faktor yang dijadikan pertimbangan dalam memilih manajer koperasi. Maka satu faktor itu adalah amanah. Sudah banyak diberitakan mengenai manajer koperasi yang menggelapkan atau membawa kabur uang koperasi. Karena memang posisi manajer koperasi sangat potensial untuk melakukan tindak penyelewengan. Dengan pengurus sebagai atasan langsung yang tidak mengawasi setiap hari dan cenderung kurang pengetahuan mengenai keuangan, maka penyelewengan mudah saja terjadi dengan berbagai modus, baik yang secara terang-terangan maupun yang cerdik.

Menilai seseorang amanah itu memang ‘sulit sulit gampang’. Lebih banyak sulitnya daripada gampangnya. Karena amanah itu soal hati, tidak dapat diuji kecuali dengan waktu dan wewenang. Sedikit tips dari saya untuk mendapatkan manajer koperasi yang amanah. Percayai intuisi Anda mengenai seseorang itu amanah atau tidak, berlakukan mekanisme kontrol yang memadai, dan berikan pendidikan mengenai integritas dan kejujuran.

2. Punya insiatif dan kreatif
Tidak ada yang lebih menghabiskan waktu dan energi daripada bawahan yang hanya mengerjakan apa yang disuruh. Dalam mengurus dan mengelola koperasi ada ratusan to do list, tidak mungkin dari ratusan pekerjaan itu pengurus menjelaskan satu per satu ke manajer koperasi. Terlebih pengurus koperasi mungkin tidak aware terhadap tugas-tugas apa saja yang mesti ia lakukan. Disinilah peran manajer koperasi, sebagai staf ahli bagi pengurus, justru manajer koperasi yang banyak memberi saran kepada pengurus mengenai hal-hal apa saja yang perlu dilakukan.

Sebagai tes sebelum menerima manajer koperasi, pengurus perlu menugaskan kandidat manajer koperasi untuk membuat program kerja. Jika program kerja yang disampaikan banyak, kreatif, out of the box, maka satu karakteristik yang baik sudah ada di kandidat tersebut. Namun jika program kerja yang disampaikan minimalis atau standar, maka lebih cocok kandidat tersebut ditempatkan sebagai staf.

3. Mampu memimpin
Manajer koperasi adalah pemimpin harian di koperasi. Tingkat kepemimpinan yang harus ditunjukkan oleh manajer koperasi bergantung pada kepemimpinan pengurus. Jika pengurus punya kepemimpinan yang kuat, maka kepemimpinan manajer tidak terlalu penting. Sebaliknya jika kepemimpinan pengurus lemah, misalnya tidak memiliki arah tujuan, kurang bisa menjadi teladan, atau kurang peduli terhadap pengelola dan karyawan koperasi. Maka disitu manajer koperasi dituntut menggantikan aspek kepemimpinan yang hilang, yang tidak didapat dari pengurus.

4. Pembelajar
Jika saya harus menyebutkan kompetensi paling penting yang perlu dimiliki oleh manajer koperasi, maka kompetensi tersebut adalah kemampuan untuk belajar. Bisnis terus menerus berkembang, apa yang bisa dipakai sepuluh tahun lalu mungkin sudah tidak efektif lagi diterapkan saat ini. Begitupun apa yang berhasil diterapkan di organisasi lain belum tentu berhasil diterapkan secara bulat-bulat di organisasi kita. Untuk itu selain kemampuan dasar di bidang manajerial, seorang manajer koperasi yang baik juga perlu terus menerus belajar dan menyesuaikan diri.

5. Memahami Jati Diri Koperasi
Disinilah letak nilai tambah seorang manajer koperasi. Ia tidak hanya paham manajemen, juga punya pengetahuan yang cukup mengenai jati diri koperasi, terutama prinsip dan nilai dari koperasi. Mengetahui aturan dan perundang-undangan koperasi tidak cukup untuk memahami jati diri koperasi. Seorang manajer koperasi perlu banyak membaca, sharing, dan terjun langsung di dunia koperasi untuk mengetahui ruh dari koperasi itu sendiri. Koperasi sejatinya memiliki jiwa yang unik dibandingkan badan usaha yang lain.

6. Punya keahlian manajerial
Ini tentunya salah satu poin yang harus dimiliki oleh manajer koperasi. Memiliki latar belakang pendidikan dan pengalaman di bidang manajemen tentu sangat menguntungkan bagi seorang manajer koperasi. Akan tetapi jika seseorang tidak memiliki pendidikan manajemen atau belum memiliki pengalaman manajerial, maka hal tersebut bisa dipelajari. Karenanya saya menuliskannya sebagai poin terakhir yang menjadi karakteristik penting seorang manajer koperasi.

Semoga tulisan ini membantu bagi koperasi-koperasi yang sedang mencari kandidat manajer koperasi.

Manajer keuangan, manajer SDM, manajer produksi dan banyak jenis pekerjaan manajer lainnya yang dengan mudah dicari di bursa kerja. Banyak mereka yang berpengalaman di profesi tersebut, bahkan kualifikasi tertentu untuk seorang manajer bidang sudah jelas. Manajer SDM misalnya, perlu menguasai teknis perekrutan, seleksi, dan wawancara kerja; penilaian kinerja; analisa beban kerja; analisa kebutuhan pelatihan; undang-undang ketenagakerjaan; hubungan industrial dan lain-lain.

Sedangkan untuk manajer koperasi sendiri 'spesies'nya masih langka, kemungkinan karena masih sedikit koperasi di Indonesia yang mempekerjakan manajer koperasi profesional. Begitupun kualifikasi seorang manajer koperasi bukan hanya masih abu-abu, tetapi masih gelap. Keahlian apa yang harus dikuasai seorang manajer koperasi, ataupun wawasan apa yang harus diketahui seorang manajer koperasi, itu semua masih belum ada standarnya. Pun di sekolah bisnis atau manajemen tidak ada mata kuliah manajemen koperasi.

Banyak manajer koperasi yang hanya perpanjangan tangan pengurusnya, tidak punya banyak inisiatif, tidak diberi banyak wewenang, peran sebenarnya tidak lebih dari staf yang diberi label manajer. Jadi sebenarnya meskipun jabatannya sebagai manajer koperasi selama bertahun-tahun, namun yang dikerjakan tidak lain hanya rutinitas belaka, minim peran manajerial di dalamnya.

Dilema pertama: Di satu sisi manajer koperasi memiliki tanggung jawab penuh, namun di satu sisi ia tidak memiliki wewenang penuh.
Bagi saya seorang manajer koperasi adalah jabatan yang unik, layaknya seorang CEO dalam suatu perusahaan, ia mempunyai tanggung jawab penuh terhadap koperasi dari A sampai Z. Bedanya dengan CEO di perusahaan swasta, seorang manajer koperasi tidak punya wewenang penuh terhadap perusahaannya (koperasi). Untuk hal-hal yang sifatnya strategis ia harus meminta keputusan dan pertimbangan pengurus yang menjadi atasannya. Jadi boleh dibilang posisi manajer koperasi ini lebih pelik dibanding posisi CEO.

Pengurus yang bijak menyadari hal ini, karenanya ia memberikan wewenang yang cukup kepada manajer koperasi untuk memutuskan hal-hal penting yang sudah disepakati sebelumnya. Sehingga waktu si manajer tidak banyak terpakai untuk konsultasi atau minta petunjuk dari pengurus. Sebaliknya pengurus yang kurang bijak membatasi wewenang manajer koperasi hanya pada hal-hal yang sifatnya klerikal dan rutin. Sedangkan keputusan-keputusan lainnya tetap diambil oleh pengurus. Akibatnya ruang gerak manajer koperasi semakin terbatas dan waktunya banyak terpakai untuk “minta petunjuk”.

Tentunya kedua tipe pengurus diatas sangat didasari oleh tingkat kepercayaan pengurus terhadap manajernya. Jika kepercayaannya tinggi maka otomatis wewenang yang diberikan juga luas. Bagaimana jika tingkat kepercayaannya sudah terlanjur rendah? Pengurus tidak lagi mempercayai manajernya! Kalau begitu hanya ada dua opsi. Pertama, kedua belah pihak, pengurus dan manajer, harus melakukan resolusi demi mengembalikan kepercayaan. Kalau memang diperlukan ada hitam diatas putih, semacam pakta integritas. Jika cara yang pertama tidak berhasil atau tidak bisa dilakukan. Maka hanya tersisa opsi kedua, yaitu ganti manajer.

Karena sinergi tidak akan tercipta tanpa adanya kepercayaan. Hilangnya kepercayaan justru mencegah sinergi itu terjadi. Jika ada sinergi maka satu ditambah satu bisa lebih dari dua, tanpa adanya sinergi satu ditambah satu sama dengan 2, tanpa adanya kepercayaan maka satu ditambah satu sama dengan negatif. Sebaik apapun seorang manajer jika hubungannya dengan pengurus sudah tidak baik, maka koperasi perlu mengambil langkah, ganti manajer atau bisa jadi ganti pengurusnya.

Dilema kedua: Manajer koperasi dituntut menguasai semua bidang manajemen dengan gaji yang dibawah standar gaji manajer bidang
Seperti yang sudah saya tulis di atas, manajer koperasi memiliki tanggung jawab dari hulu hingga ke hilir. Mulai dari manajemen SDM, manajemen keuangan, manajemen pemasaran, manajemen kantor, manajemen retail (jika koperasi punya toko), manajemen simpan pinjam, akuntansi, perpajakan dan lainnya tergantung skala dan bisnis koperasi tersebut. Beban manajer koperasi akan sangat terbantu jika ia punya tim yang kompak, loyal, kompeten dan cekatan. Hal sebaliknya berlaku jika ia punya bawahan yang pasif, tidak kompeten, menunggu disuruh, cari aman sendiri. Yang sayangnya di kebanyakan koperasi, manajer koperasi masih banyak yang tidak dipersenjatai dengan pasukan staf yang memadai.

Meskipun manajer koperasi punya staf, tentunya yang merencanakan, mengorganisasikan, dan mengendalikan semuanya pada akhirnya bermuara di manajer. Sehingga manajer koperasi harus minimal mengetahui semua bidang. Bagaimana seorang manajer koperasi dapat mengontrol apakah kewajiban pajak koperasi semua terpenuhi jika ia tidak punya pengetahuan di bidang perpajakan. Semakin besar skala koperasi, makin banyak detail manajemen yang harus dikelola, semakin berat pula beban tugas manajer koperasi.

Luasnya bidang kerja manajer koperasi tidak diimbangi dengan tingginya kompensasi terhadap jabatan manajer koperasi itu sendiri. Bahkan gaji manajer koperasi masih kalah dengan gaji manajer bidang di perusahaan swasta atau BUMN. Lebih mirisnya bahkan lebih kecil daripada gaji supervisor di perusahaan skala menengah. Sehingga tidak heran masih sedikit orang yang memilih berprofesi dan berkarir sebagai manajer koperasi.

Semoga kedepannya profesi manajer koperasi lebih menjadi prestisius, dengan kompensasi dan standard profesi yang memadai. Demi kemajuan gerakan koperasi di Indonesia.

Rizki Ardi | Konsultan Koperasi

Keberadaan manajer koperasi tidak mutlak dalam suatu koperasi, bisa ada bisa juga tidak. Lantas jika saya seorang pengurus koperasi, perlukah saya mempekerjakan manajer koperasi? Jawabannya tentu saja relatif, tidak bisa digeneralisir. Lalu faktor-faktor apa yang membuat suatu koperasi perlu atau tidak perlu mempekerjakan seorang manajer koperasi. Berikut akan saya ulas beberapa faktor yang bisa dipertimbangkan pengurus koperasi dalam mengambil keputusan tersebut.

Ketersediaan waktu, pikiran dan tenaga pengurus koperasi
Jika pengurus punya profesi atau kesibukan lain diluar koperasi, yang mengakibatkan dirinya tidak fokus dalam mengurus koperasi, maka merekrut manajer koperasi dianjurkan. Agar ada satu orang yang bisa didelegasikan wewenang dan tanggung jawab terhadap keseluruhan operasional koperasi. Terlebih jika kesibukan pengurus diluar sana merupakan kesibukan utamanya dia. Misalnya pengurus koperasi karyawan yang berprofesi sebagai karyawan di perusahaan, pengurus koperasi pasar yang berprofesi sebagai pedagang. Tentunya memiliki manajer koperasi yang bisa diandalkan dan dipercaya akan sangat meringankan pekerjaan dan beban pikiran pengurus. Sehingga pengurus bisa lebih fokus menangani hal-hal yang sifatnya strategis, sementara hal-hal yang sifatnya operasional dan rutinitas bisa ditangani oleh manajer.

Kemampuan dan pengalaman pengurus dalam mengelola koperasi
Mengelola koperasi sama seperti mengelola badan usaha lainnya. Tentu banyak disiplin ilmu yang harus diketahui untuk bisa menjalankan roda organisasi dengan lancar, disiplin ilmu yang utama adalah manajemen, yang kemudian bisa terbagi-bagi lagi menjadi manajemen SDM, manajemen keuangan. Manajemen keuangan pun masih bisa dispesifikasi lagi seperti manajemen arus kas, penganggaran, dan lainnya. Belum lagi disiplin ilmu yang lain seperti akuntansi, perpajakan dan bisnis. Jika dewan pengurus memiliki keahlian yang dibutuhkan, baik untuk melaksanakan maupun mengawasi pekerjaan karyawan koperasi, maka merekrut manajer koperasi bukan hal yang terlalu vital. Namun jika pengurus tidak memiliki keahlian yang memadai yang dibutuhkan untuk mengelola dan mengembangkan koperasi dari sisi manajemen, maka merekrut manajer koperasi sangat perlu untuk dipertimbangkan.

Visi, misi, tujuan, dan program kerja
Tujuan yang tinggi harus dibayar dengan harga yang mahal. Semakin besar visi dan misi suatu organisasi maka semakin ia membutuhkan orang-orang yang berkualitas dan berdedikasi untuk mewujudkan visi misi tersebut. Tidak masuk akal misalnya suatu koperasi memiliki visi menjadi yang terbaik di Indonesia, namun didalamnya tidak menerapkan pola manajemen modern, pembukuannya tidak rapih, atau kewajiban perpajakannya tidak dipenuhi. Apakah koperasi Anda memiliki visi yang besar, atau sekedar ‘yang penting ada’? Koperasi bisa berjalan meski tanpa manajer. Dengan adanya manajer koperasi yang handal koperasi tidak hanya bisa berjalan, koperasi juga bisa lari bahkan terbang.

Kemampuan keuangan koperasi
Terbatasnya keuangan koperasi kemungkinan besar menjadi hambatan terbesar koperasi tidak merekrut manajer. Karenanya meskipun pengurus merasa membutuhkan manajer, namun karena tidak sanggup membayar gaji seorang profesional, maka koperasi hanya merekrut staf biasa dengan gaji UMR. Seorang staf ia hanya mengerjakan apa yang disuruh dikerjakan oleh pengurus, kurang ada inisiatif dan kreativitas mencari cara-cara baru agar koperasi lebih maju dan lebih efisien. Saran saya, jika koperasi belum sanggup mempekerjakan manajer koperasi karena belum sanggup membayar gaji yang tinggi, maka saya punya tiga alternatif pilihan :

1. Mendidik dan melatih staf koperasi yang ada untuk menjadi kandidat manajer. Berikan tugas belajar kepada salah satu staf koperasi Anda yang dinilai potensial untuk berkembang. Tugas belajar bisa berupa tugas untuk mempelajari buku, mengirimkannya pada pelatihan, atau menugaskannya untuk mentoring dengan manajer koperasi berpengalaman.
2. Mempekerjakan manajer koperasi secara part time. Anda bisa bergabung besama satu atau dua koperasi yang lainnya untuk bersama-sama merekrut manajer koperasi. Sehingga gaji manajer koperasi bisa ditanggung oleh dua atau tiga koperasi, jam kerjanya pun demikian dibagi-bagi antara koperasi. Seorang manajer koperasi yang handal sebenarnya tidak perlu hadir setiap jam kerja di koperasi, karena ia pandai dalam mendelegasikan tugas kepada bawahannya. Ingat, management is doing things done through other people. Jadi tugas manajer yang inti adalah merencanakan, mengkoordinasikan, memimpin, dan mengendalikan. Sementara pelaksanaannya menjadi tugas staf.
3. Memberikan bayaran berupa flexible pay plan. Jadi gaji manajer koperasi disesuaikan dengan kemampuan keuangan koperasi saat itu, ditambah kompensasi berupa bagian dari SHU atau janji peningkatan gaji jika koperasi mampu mencapai target profit tertentu. Dengan begitu manajer koperasi yang profesional mau dibayar lebih rendah namun dengan insentif tambahan atas pencapaiannya dalam mengembangkan koperasi.

Demikian tulisan singkat dari saya, semoga bermanfaat.

Rizki Ardi | Konsultan Koperasi

Umumnya pengurus koperasi di Indonesia tidak terlalu paham mengenai pembukuan, karena jarang sekali saat pemilihan pengurus baru koperasi ada fit and proper test yang menguji pengetahuan calon pengurus tentang pembukuan. Jenis koperasi yang beragam menjadikan pengurus koperasi pun berasal dari latar belakang yang beragam. Koperasi rumah sakit misalnya, pengurusnya kemungkinan besar adalah dokter, yang dipelajarinya adalah menghitung tulang bukan menghitung uang. Koperasi nelayan, pengurusnya sudah pasti nelayan, yang tugasnya mencari ikan bukan mengklasifikasi akun. Memang pengurus baiknya tahu soal pembukuan, dan dalam masa kepengurusan tiga tahun itu masa iya tidak sempat belajar mengenai pembukuan. Tapi pada kenyataanya jarang pengurus yang mau dan bisa belajar mengenai pembukuan, terlebih lagi pengurus yang dari awal sudah paham pembukuan. Terkecuali di koperasi Ikatan Akuntan Indonesia, pengurusnya sudah pasti mengerti pembukuan.

Kalau begitu jika pengurusnya tidak tahu pembukuan, lantas manajer koperasinya juga tidak tahu pembukuan, terus keuangan koperasi mau dibuat seperti apa? Bisa-bisa uang anggota yang sudah terkumpul tidak tahu kemana juntrungannya. Ini terjadi kepada saya ketika pertama kali ditugaskan menjadi pengelola koperasi, tugas pertama dari pengurus kepada saya saat itu adalah 'Coba cari tahu uang koperasi kemana aja?', saya langsung paham saat itu kalau harus membuat neraca sebagai alat untuk menjelaskan kemana saja uang koperasi. Di neraca lalu saya jelaskan 'Ini loh uang koperasi ada yang dalam bentuk kas, bank, piutang, aset tetap, work in process, utang, modal'. Baru kemudian pengurus berkata 'ooh' sambil kerut di dahi nya hilang. Itu karena pengelola sebelumnya tidak paham akuntansi, yang dicatat hanya kas masuk dan kas keluar. Sedangkan transaksi-transaksi non kas tidak dicatat, tidak ada rekap biaya, rekap pendaptan, rekonsiliasi rekening koran, dan lain-lain.

Pembukuan itu apa sih? Pembukuan itu adalah pencatatan seluruh transaksi keuangan yang ada di suatu perusahaan untuk kemudian disajikan dalam bentuk laporan keuangan secara tepat waktu dan akurat. Dengan disiplin ilmunya yang bernama akuntansi.  Pencatatan transaksi disini tidak cuma transaksi yang terkait kas seperti pembelian barang secara tunai atau memberikan pinjaman ke anggota. Transaksi disini juga terkait kejadian-kejadian yang tidak melibatkan kas, seperti pengakuan pendapatan, pengakuan utang, penyusutan aset. Transaksi juga tidak cuma yang melibatkan koperasi dengan pihak lain, seperti pembayaran utang atau penerimaan simpanan anggota. Ada transaksi-transaksi yang terjadi secara internal, seperti pengakuan beban penyusutan tiap bulan, alokasi penyisihan resiko piutang, penghapusan piutang tak tertagih.

Orang yang tahu pembukuan mengenali transaksi-transaksi apa yang perlu dicatat, bagaimana mencatatnya (dalam bentuk jurnal), bagaimana menyajikannya dalam bentuk laporan yang sesuai standar akuntansi, bagaimana nanti menemukan kesalahan-kesalahan dalam pencatatan, dan lain sebagainya. Orang yang tahu akuntansi tahu ketika membeli barang, apakah barang tersebut dicatat sebagai biaya atau pembelian aset, kalau dicatat sebagai pembelian aset akan disusutkan berapa lama, dengan metode apa. Kalau sebelum masa pakainya habis harus dijual, bagaimana mencatat transaksinya, dan seterusnya.

Memang seorang manajer tidak perlu menangani pembukuan sendiri, seorang manajer koperasi perlu memiliki staf khusus yang menangani pembukuan, memverifikasi transaksi, mencatat jurnal, seorang staf akuntansi. Namun pengetahuan mengenai pembukuan itu sendiri mutlak diketahui oleh manajer koperasi, tujuannya antara lain agar jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam pencatatan keuangan, seorang manajer koperasi mampu mengidentifikasi dimana kesalahan atau penyimpangan itu terjadi. Selain itu pada awal koperasi berdiri biasanya manajer koperasi hanya sendiri atau dibantu oleh beberapa orang staf, yang karena kemampuan keuangan koperasi yang baru berdiri ini masih minim, belum mampu merekerut staf akuntansi yang kompeten. Disinilah peran manajer koperasi untuk membangun sistem akuntansi yang rapih, melatih staf yang ada untuk menjalankan sistem tersebut, lantas mengawasi apakah sistem akuntansi yang tadi sudah dibuat bisa dijalankan dengan baik dan sudah efisien.

Akuntansi juga tidak sembarang pakai logika, tidak bisa orang menangani pembukuan hanya dengan bermodalkan logika tanpa dasar ilmu yang memadai. Minimal harus lulus mata kuliah pengantar akuntansi 1 dan 2. Atau kalau mau otodidak, baca buku Accounting yang tebalnya 10 centi. Memang di toko buku banyak buku-buku akuntansi yang sifatnya praktis dan tipis, mempelajari buku itu saja sebenarnya cukup... untuk tingkat pengurus. Kalau untuk tingkat manajer koperasi dan supervisor keuangan, buku tersebut tidaklah memadai. Banyak hal yang tidak bisa diungkap dalam buku akuntansi yang tipis. Perlu pemahaman yang komprehensif mengenai pembukuan bagi seorang manajer koperasi.

Karenanya persayaratan yang direkomendasikan untuk menjadi manajer koperasi adalah berlatar belakang pendidikan manajemen atau akuntansi. Bahkan orang yang kuliah di jurusan akuntansi pun, kalau berasal dari kampus yang tidak bonafid, apalagi orangnya kurang cerdas, kurang bisa mempraktikan ilmu yang didapat di bangku kuliah dengan kenyataan kebutuhan pembukuan di koperasi. Terlebih lagi orang yang tidak punya dasar ilmunya. Merekerut manajer koperasi dari orang yang berlatar belakang teknik atau hukum misalnya, tidak dilarang memang, tapi orang tersebut perlu mengejar untuk belajar mengenai pembukuan. Syukur-syukur kalau ia di back up oleh staf atau supervisornya yang mengerti akuntansi, kalau tidak berantakan sudah jadinya keuangan koperasi. Mungkin ini salah satu penyebab runtuhnya banyak koperasi, ketika di koperasi tersebut tidak ada yang paham mengenai pembukuan, baik itu pengurusnya atau pengelolanya.

Pembukuan dan penyajiannya juga punya aturan, namanya standar akuntansi. Kalau di koperasi saat ini yang berlaku adalah Standar Akuntansi untuk Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik atau disingkat SAK ETAP. Mungkin ada yang berkata 'Jangankan SAK ETAP, kata 'akuntansi' saja masih awam di koperasi saya', ya kalau begitu jangan dibiarkan kondisi tersebut berlarut-larut. Ketertingalan jangan dibiarkan, kurangnya kompetensi jangan dianggap wajar. Pilihannya cuma dua, belajar atau merekrut orang yang ahli. Tidak bisa dibiarkan koperasi berjalan tanpa pembukuan yang rapih dan sesuai standar. Bagaimana koperasi bisa besar jika pembukuannya tidak rapih. Ketika meminta tambahan modal kerja dari lembaga keuangan pasti yang diminta adalah laporan keuangan, laporan keuangan yang diakui adalah yang mendapat pendapat wajar dari akuntan publik. Kalau metode pencatatan dan pembukuannya saja tidak tahu bagaimana bisa mendapat pendapat wajar, di audit akuntan publik saja tidak berani.

Saran saya ketika merekerut manajer koperasi, harus di tes pengetahuan akuntansinya. Minimal ia tahu golongan akun apa saja, kalau bertambah di debit atau di kredit, kalau ada transaksi jurnalnya bagaimana, apa saja yang ada di neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal. Kalau di koperasi karyawan, tinggal minta tolong bagian akuntansi di perusahaan untuk mengetes kemampuan akuntansi calon manajer koperasi. Kalau di koperasi lain bisa meminta bantuan lembaga manajemen untuk proses seleksinya. Koperasi yang didalamnya tidak ada orang tahu pembukuan itu rawan, rawan kesalahan dan rawan penyimpangan.

Jalan kedua selain merekrut orang yang paham akuntansi, adalah dengan melakukan pelatihan. Meskipun sudah tahu akuntansi itu seperti apa, tetap diikutkan pelatihan mengenai akuntansi. Karena koperasi pastinya berkembang, transaksi yang ada di dalamnya pun akan bertambah rumit dan bertambah besar volumenya, ini membutuhkan tingkat kompetensi baru, perlu tambahan ilmu baru. Jika nanti koperasi memutuskan untuk membentuk anak perusahaan, maka perlu diketahui bagaimana pemisahan kekayaannya, bagaimana pembagian devidennya, bagaimana pencatatan transaksi antara induk dan anak perusahaan.

'Koperasi saya masih kecil, tidak sanggup bayar manajer koperasi yang berpengalaman, cuma sanggup bayar gaji staf administrasi.' Ya kalau begitu staf administrasi itu disuruh belajar akuntansi dari buku-buku yang banyak terdapat di toko buku. Atau datangkan pengajar dari kampus setempat untuk mengajari akuntansi sekaligus membuatkan sistemnya. Sebenarnya kalau ada kemauan pasti ada jalan, membeli buku akuntansi lantas mempelajarinya tidak butuh uang lebih dari seratus ribu. Masa iya, sekecil-kecilnya koperasi, seratus ribu tidak punya. Berhenti berkilah atau beralasan, kalau koperasi perlu pembukuan yang rapih ya lantas itu perlu dilakukan sebisa mungkin.

Kata orang accounting is a languange of business. Koperasi juga merupakan sebuah bisnis, koperasi yang tidak tahu akuntansi seperti orang yang bisu. Orang yang bisu itu sulit berkomunikasi dengan orang lain, begitu pun koperasi yang tidak menerapkan pembukuan yang standar akan sulit berkomunikasi dengan dunia bisnis. Lantas ini tugasnya siapa agar koperasi bisa berbicara bahasa bisnis (akuntansi), dengan tegas saya katakan ini masuk ke dalam job desc manajer koperasi.

Kualitas pertama dan utama yang penting untuk dimiliki oleh manajer koperasi adalah dekat dengan Allah. Well, sebenarnya bukan cuma manajer koperasi yang penting untuk dekat dengan Allah, semua profesi bahkan orang yang tidak punya profesi sekalipun penting untuk dekat dengan Allah. Mengapa dekat dengan Allah menjadi hal yang terpenting? Sebenarnya saya heran kalau ada orang yang bertanya seperti itu, itu sama halnya bertanya mengapa sinar matahari penting untuk kehidupan di bumi. Jawabannya sudah jelas. Namun tetap saya jelaskan disini. Segala sesuatu itu terjadi karena kehendak Allah, bahkan sehelai daun yang jatuh pun jatuhnya atas izin dari Allah. Koperasi Anda kalau ingin maju apakah perlu izin dari Allah? Tentu. Pekerjaan Anda sebagai manajer koperasi jika ingin lancar apakah perlu izin dari Allah? Pasti. Apakah yang membuat koperasi Anda maju? Apakah karena modalnya yang besar, usahanya yang lancar, pengurusnya yang kompeten, manajernya yang ahli. Pada hakikatnya bukan karena faktor itu, pada hakikatnya koperasi bisa maju adalah karena izin Allah. Titik.

Setelah mengakui satu hal itu, bahwa kemajuan koperasi bergantung pada Allah. Baru kemudian kita bicara bagaimana memperkuat modal koperasi, bagaimana memperluas usaha, bagaimana menjadi pengurus yang kompeten, bagaimana mencari manajer koperasi yang berpengalaman, dan lain sebagainya. Yang barusan saya bicarakan merupakan penyebab dan akibatnya adalah majunya koperasi. Penyebab dan akibat ini bukan hal yang otomatis, ada sebab lalu ada akibat, bukan begitu. Seperti api merupakan penyebab dan akibatnya adalah terbakar. Tapi kalau Allah tidak mengizinkan api menyebabkan dapat membakar, maka api tidak dapat membakar seperti api tidak dapat membakar Nabi Ibrahim AS. Begitupun segala rancang bangun manajemen koperasi yang bagus tidak serta merta membuat koperasi maju tanpa adanya izin Allah. Itu yang harus dipegang terlebih dahulu.

Bagaimana agar Allah mengizinkan koperasi kita maju dan berkembang? Ya dekati Allah, berdoa, beramal soleh, berikhtiar yang benar sesuai syariat. That simple. Manajer koperasi yang ingin koperasinya maju harus sholat tepat waktu, ketika adzan memanggil langsung melangkahkan kaki ke masjid, kalau perlu sebelum adzan sudah ada di masjid. Di panggil pengurus saja langsung kita berangkat, masa dipanggil Raja Seluruh Alam kita tidak menyegerakan diri. Bisa saja sih koperasi kita maju, tanpa kita taat, bisa saja kalau Allah mengizinkan. Tapi biasanya semakin maju dan berkembangnya koperasi, semakin bertambah pula permasalahan yang dihadapi koperasi. Utang tak terbayar, anggota yang masih punya pinjaman kabur, aset dicuri, laporan keuangan tidak balance, dan banyak masalah lain. Yang ada koperasi yang bertambah besar membuat kita tambah sulit ibadah, waktu untuk pribadi dan keluarga berkurang, stress bertambah, banyak penyimpangan, dan musibah lainnya.

Shalat itu yang utama dan pertama kali diperhatikan agar bisa dekat dengan Allah, diiringi dengan ibadah wajib dan sunah lainnya. Dan harus dibarengi dengan tidak melakukan maksiat atau hal-hal yang dilarang. Manajer koperasi jangan minum-minuman keras, jangan berzina, jangan korupsi, jangan berdusta, jangan mengambil riba dan lain sebagainya. Semakin dekat hubungan kita dengan Allah, insyaallah segala urusan akan dipermudah. Kita tidak merasa terlalu stress karena kita merasa punya tempat bersandar yang kokoh. Kita tidak akan merasa terlalu terbebani oleh masalah, karena setiap ada masalah yang tidak terpecahkan oleh pikiran dapat dipecahkan oleh doa kepada Allah.

Kedekatan dengan Allah ini hendaknya ditularkan dari manajer koperasi ke staf-stafnya. Ajak stafnya yang laki-laki untuk shalat berjamaah di masjid, ajak stafnya yang wanita untuk menutup aurat, jangan terlalu banyak bercampur yang tidak perlu antara laki-laki dan wanita. Kalau perlu digalakkan shalat dhuha, pengajian rutin di kantor, potong gaji untuk zakat dan sedekah, kalau pas meeting datang waktu sholat meetingnya rehat dulu, kalau bisa begitu insyaallah koperasinya berkah. Lebih mudah untuk berkembang dan yang pastinya masalah-masalah jauh.

Ada yang bilang 'Urusan dunia kok dicampur-campur sama urusan akhirat! Koperasi itu urusan dunia, shalat itu urusan akhirat!'. Saya cuma bisa bertanya, memang Tuhannya dunia dan Tuhannya akhirat itu beda? Memangnya manusia punya kekuatan untuk begini begitu kalau tanpa izin Allah. Bukannya tidak ada daya upaya melainkan dari Allah. Orang yang menganggap kedekatan dengan Allah itu tidak perlu untuk urusan dunia, salah satunya untuk mengelola koperasi, orang yang seperti itu adalah orang yang sombong dan tidak beriman. Saya menyerah kalau harus mengelola koperasi yang pengurusnya seperti ini.

Bangsa Indonesia merdeka pun, para pendiri bangsa ini menyadari bahwa kemerdekaan adalah atas berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa. Koperasi dapat maju pun sama atas berkat rahmatNya. Bukan atas kelihaian pengurus atau kepandaian pengelola koperasi. Kalau koperasi Anda ingin maju, dekat-dekat dengan Allah. Pengurusnya, pengelolanya, anggotanya, semuanya. Saya berkata begini bukan semata teori atau katanya, saya bilang begini karena pengalaman pribadi. Ada perbedaan ketika kita sebagai manajer koperasi, mengelola koperasi dalam posisi taat kepada Allah, dan mengelola koperasi ketika lalai dari Allah. Ketika kita taat kepada Allah, masalah tetap ada tapi dapat dilalui dengan mudah. Ketika kita lalai dari Allah, masalah datang lebih banyak, bahkan masalah yang kecil pun jadi besar, terlebih lagi pikiran mudah stress.

Saran saya, sudahlah menyerah saja pada Allah. Dekatkan diri Anda pada Allah, jauhi maksiat dan lakukan ketaatan. Insyaallah hidup tenang dan pekerjaan menjadi berkah. Soal mengelola koperasi biarkan Allah yang urus, melalui tangan Anda sebagai manajer koperasi. Ketika ada masalah di koperasi, berdoa, berusaha sebaik mungkin dan serahkan penyelesaiannya pada Allah. Ketika keberhasilan itu datang, ketika masalah selesai, katakanlah keberhasilan ini, selesainya masalah ini bukan atas usaha saya tapi atas izin Allah. Begitu kan indah jadinya.

Mengenai koperasi, ada hal yang mengganjal di hati saya. Koperasi itu banyak tapi mengapa kebanyakan ukurannya kecil-kecil. Jarang ada koperasi yang beromset puluhan milyar per tahun. Bahkan jika koperasi Anda berhasil melampaui omset 10 milyar per tahun mungkin sudah dikatakan hebat. Dalam perenungan, saya menemukan sedikit pencerahan. Jawaban terhadap pertanyaan mengapa koperasi di Indonesia skalanya kecil-kecil. Bahkan saya baru menyadari suatu hal yang lucu. Bahwa Kementrian Koperasi digabung dengan Kementrian Usaha Kecil dan Menengah. Seolah tugas negara membina koperasi tidak jauh beda dengan tugas membina usaha kecil dan menengah.

Saya suka berpikir dengan logika, mesikpun tidak selamanya logika dapat diandalkan. Begini, Anda punya usaha warung baso dengan satu kedai, kemudian usaha Anda berkembang dan sekarang memiliki lima kedai baso. Lebih repot mana, dulu waktu baru punya satu kedai atau sekarang setelah punya lima kedai? Tentu lebih repot sekarang yang punya lima kedai. Walaupun logikanya pendapatan pasti lebih banyak dibanding dahulu yang hanya punya satu kedai. Kemudian pertanyaan lagi, Anda lebih memilih mana. Punya satu kedai bakso dengan penghasilan memadai namun tidak begitu repot dan masih punya banyak waktu untuk pribadi dan keluarga. Atau punya lima kedai baso dengan penghasilan lima kali lipat, namun harus repot dan banyak tersita waktunya untuk mengurusi kedai bakso.

Jawaban Anda pasti berbeda-beda. Ada yang lebih condong pada kenyamanan dan waktu luang, ada yang lebih condong pada penghasilan yang lebih besar. Tidak ada jawaban singkat mengenai mana yang salah dan mana yang benar. Bisa panjang jika didiskusikan disini. Lalu apa hubungannya dengan koperasi? Lantas apa hubungannya juga dengan judul di atas? Begini, mengurus koperasi dan mengurus usaha sendiri itu berbeda. Jika mengurus usaha sendiri, semakin besar usahanya, semakin repot, semakin besar juga uang yang masuk ke kantong kita, sepadan dengan pengorbanan yang dilakukan. Betul kan? Kalau di koperasi, semakin besar koperasinya, semakin repot, belum tentu uang yang masuk ke kantong tambah besar nilainya, atau setidaknya tidak proporsional antara imbalan yang didapat dari mengurus koperasi dengan perkembangan koperasi itu sendiri.

Contoh kasus; Koperasi sebelum menjadi besar, SHU nya baru 100 juta, pengurus diberi jatah 5% dari SHU, atau sebesar 5 juta. Menurut anggota 'nilai segitu ya wajar buat mengurus koperasi selama satu tahun'. Lalu beberapa tahun kemudian pengurus berhasil mengelola koperasinya sedemikian rupa hingga SHU nya mencapai 1 milyar, pengurus dapat 50 juta dong, 5% dari SHU! Belum tentu. Ternyata anggota berpendapat 'masa ngurus koperasi segitu doang dapet 50 juta, gede amat!', tidak rela orang lain mendapat bagian besar. Padahal mengurus koperasi tidak 'segitu doang'. Banyak resiko, tanggung jawab, beban amanah yang harus ditanggung. Akhirnya jatah pengurus 5% dikorting menjadi 2,5% dalam rapat anggota, macam zakat untuk fakir miskin saja. Akibatnya pengurus tadi kapok membesarkan koperasi. Kerja cape-cape, repot-repot, pas berhasil malah penghasilannya dipotong.

Ini berlaku juga untuk pengelola koperasi, dimana penghasilan manajer koperasi skala menengah bisa kalah dengan penghasilan staf di perusahaan skala besar. Permasalahannya ada pada ketimpangan antara tanggung jawab, tugas, beban kerja; dan penghasilan yang didapatkan oleh mereka yang mengurus dan mengelola koperasi. Bagaimana Anda mau mendapatkan manajer profesional jika Anda hanya mau mengeluarkan uang kurang dari 100 juta per tahun? Bagaimana Anda mau pengurus serius mengembangkan koperasi, jika setelah koperasi berkembang, jatah SHU untuk pengurus justru diturunkan?

Jadi jika Anda sebagai anggota koperasi, jangan pelit-pelit memberikan kompensasi yang memadai untuk pengurus dan pengelola koperasi atas jasanya membesarkan koperasi. Jika Anda pengurus dan pengelola, maka tugas Anda lah untuk melakukan pendidikan kepada anggota. Membuat anggota melihat berapa kompensasi wajar yang pantas diberikan untuk mengurus dan mengelola koperasi. Mengajak anggota untuk melihat pengelolaan koperasi yang selama ini dianggap 'segitu doang'.

kontributor : Rizki Ardi