Rabu, 02 September 2015
Segala sesuatu ada ilmunya, begitupun menjadi seorang pengurus koperasi. Apalagi pengurus koperasi mendapat amanah dari anggota yang sekian banyak jumlahnya. Jangan sampai anda asal ngurus, yang bisa-bisa berujung pada salah urus. Insting dan logika itu perlu, tapi harus dibarengi dengan ilmu. Lalu apa saja langkah yang harus dilakukan oleh pengurus koperasi yang baru dilantik? Inilah hal-hal yang seharusnya diagendakan oleh pengurus baru :
1. BELAJAR
Kecuali jika pengurus baru memang sudah berpengalaman di koperasi, pernah menjadi pengurus di koperasi lain. Agenda utama Anda sebagai pengurus baru adalah BELAJAR! Apa yang harus dipelajari, belajar kepada siapa dan bagaimana? Akan dijelaskan dibawah ini:
Apa yang harus dipelajari ?
- Perkoperasian (peraturan pemerintah tentang perkoperasian, filosofi koperasi )
- Peraturan intern koperasi (anggaran dasar, anggaran rumah tangga, peraturan intern)
- Rencana strategis koperasi (visi, misi, nilai, tujuan, rencana jangka panjang)
- Rencana kerja dan rencana anggaran tahun berjalan (yang biasanya disusun oleh kepengurusan sebelumnya)
- Sistem kerja (manajemen, keuangan, akuntansi, pajak, SDM, GA, bisnis)
- Kepemimpinan (bagaimana membangun kepercayaan, bagaimana membangun teamwork, bagaimana memunculkan engagement)
Jadi, memimpin dan mengelola koperasi itu tidak asal, perlu ada ilmunya. Dan ilmu didapatkan tidak lain melalui belajar. Jika Anda sebagai pengurus baru tidak meluangkan waktu dan pikiran untuk belajar bagaimana mengelola koperasi maka hanya ada dua kemungkinan. Pertama, Anda orang yang sudah sangat ahli di bidang perkoperasian, Kedua, Anda orang yang ignorant (tidak tahu kalau dirinya tidak tahu)
Kepada siapa harus belajar?
- Pengurus yang lama
- Manajer dan pengelola koperasi
- Dinas koperasi setempat
- Studi banding ke koperasi lain
- Membaca buku, referensi atau artikel-artikel di internet
- Konsultan koperasi
Intinya belajar kepada siapapun yang menurut kita mempunyai ilmu yang memang kita butuhkan. Meskipun orang tersebut orang yang lebih muda atau bawahan Anda, tidak ada salahnya. Bahkan jika Anda berani belajar kepada bawahan Anda, justru Anda akan lebih dihargai dan menjadi contoh sebagai seorang pembelajar bagi para bawahan Anda.
Bagaimana cara belajarnya?
- Memberikan waktu bagi manajer untuk mempresentasikan sistem kerja yang sudah berjalan, peraturan-peraturan intern yang sudah ada di koperasi
- Sharing dengan manajer koperasi atau pengurus lama mengenai pengalamannya mengelola koperasi
- Meluangkan waktu untuk melakukan studi banding ke koperasi lain dan kunjungan ke dinas koperasi
- Meluangkan waktu untuk mengikuti pelatihan atau workshop mengenai koperasi
- Meluangkan waktu untuk membaca buku dan artikel mengenai pengelolaan koperasi
Anda sebagai pengurus pasti punya kesibukan tersendiri selain mengurus koperasi. Proses belajar ini mau tidak mau menuntut pengurus untuk meluangkan waktu (bukan menunggu waktu luang). Cara meluangkan waktu misalnya dengan berkomitmen meluangkan beberapa jam per minggu khusus untuk belajar mengenai koperasi, mengambil cuti untuk melakukan studi banding dan kunjungan, merelakan waktu di akhir pekan untuk mengikuti pelatihan, dan lain-lain. Intinya jika memang keinginannya kuat untuk belajar pasti akan ada jalan. Sebaliknya jika memang tidak ada keinginan untuk belajar, pasti ada saja alasan yang dikemukakan.
Bahkan bagi seorang yang sudah berpengalaman di koperasi sekalipun, ketika ia mendapat mandat untuk menjadi pengurus yang baru di sebuah koperasi. Pasti ada hal-hal yang ia tidak ketahui yang perlu ia pelajari.
2. MENYUSUN RENCANA STRATEGIS
Banyak koperasi yang belum memiliki rencana strategis, bahkan tidak tahu rencana strategis itu apa. Rencana strategis merupakan perencanaan jangka panjang dan menyeluruh bagi suatu organisasi. Rencana strategis biasanya terdiri dari visi, misi, tujuan, nilai, rencana jangka panjang, strategi. Rencana strategis adalah blueprint suatu organisasi supaya organisasi tersebut berjalan dengan tujuan, tidak berjalan tanpa arah. Jika rencana strategis ini sudah tersusun maka pengurus baru hanya tinggal melanjutkan apa yang sudah digariskan dalam rencana strategis. Tugas pengurus baru hanyalah mengeksekusi rencana tersebut sesempurna mungkin dan melakukan controlling terhadap rencana dan realisasi.
Koperasi yang tidak memiliki rencana strategis cenderung arah kebijakannya berubah-ubah seiring berubahnya kepengurusan. Sehingga usaha yang telah dirintis di kepengurusan sebelumnya bisa jadi berhenti di kepengurusan selanjutnya karena pengurus yang baru punya kebijakan tersendiri. Dengan adanya rencana strategis, usaha yang dibuat oleh setiap kepengurusan akan terus terakumulasi. Jadi, jika koperasi belum mempunyai rencana strategis. Maka tugas pengurus baru yang terpenting adalah menyusun rencana strategis. Pengurus adalah eksekutif tertinggi di koperasi yang tugasnya mengurusi hal-hal yang sifatnya strategis, keseluruhan, jangka panjang. Biarkan masalah-masalah operasional, harian, taktis lebih banyak di tangani oleh pengelola dan karyawan. Pengurus hanya berperan sebagai konsultan dan pengambil keputusan penting.
Lalu bagaimana menyusun rencana strategis? Bisa panjang jika dijelaskan secara rinci di tulisan ini. Alternatifnya pengurus bisa:
- Mempekerjakan konsultan khusus untuk menyusun rencana strategis
- Mendelegasikan pengelola untuk menyusun draft rencana strategis
Rencana strategis yang telah tersusun harus disahkan pada rapat anggota, sehingga rencana strategis yang ada punya kekuatan mengikat dan tidak bisa diubah seenaknya oleh pengurus berikutnya.
3. MEMBANGUN KEPERCAYAAN
Butuh waktu panjang untuk membangun kepercayaan, karenanya ada baiknya dimulai sesegera mungkin. Yaitu di waktu awal jabatan sebagai pengurus. Kepercayaan yang harus didapatkan oleh Anda sebagai pengurus baru adalah kepercayaan dari pengelola, karyawan, anggota dan pihak terkait. Kepercayaan adalah modal dasar bagi seorang pemimpin. Bagaimana pengurus dapat menjalankan tugasnya dengan efektif jika pengelola yang menjadi kaki tangan pengurus tidak percaya terhadap keputusan, kebijakan bahkan pribadi pengurus itu sendiri. Pengelola dan karyawan koperasi merupakan pihak pertama yang harus didapatkan kepercayaannya. Lantas bagaimana cara membangun kepercayaan? Pemimpin-pemimpin besar membangun kepercayaan bawahannya melalui:
Peduli terhadap bawahannya
Apa bentuk kepedulian tersebut? Dengan memenuhi hak-hak tenaga kerja sebagaimana diatur oleh pemerintah, memberikan kompensasi tambahan diluar kompensasi wajib yang harus diberikan perusahaan, memberikan feedback (terutama feedback positif), mau mendengarkan, peduli terhadap masalah yang dihadapi karyawan (bukan hanya masalah pekerjaan, namun pribadi juga jika diperlukan), menjenguk karyawan yang sakit atau mendapat musibah, dan banyak contoh kepedulian lainnya. Intinya memperlakukan karyawan bukan hanya sebagai pekerja, tapi juga sebagai manusia. Dan perhatian ini sifatnya tidak boleh partial, karena justru bisa membahayakan. Jangan sampai memperhatikan sebagian orang atau kelompok, lantas mengabaikan orang atau kelompok yang lain.
Punya Integritas
Ada yang mengartikan integritas sebagai walk the talk. Yaitu melakukan hal yang dikatakan. Jadi pemimpin yang mau membangun kepercayaan bukanlah pemimpin yang omdo (omong doang) atau nato (no action talk only). Pemimpin yang ingin membangun kepercayaan bukanlah pemimpin yang menyuruh bawahannya untuk bersikap tertentu, tapi ia tidak mencontohkan. Jika pemimpin ingin bawahannya disiplin, kreatif, pembelajar, loyal, sopan, cekatan dan lainnya maka pemimpin lah yang pertama kali mencontohkan hal tersebut. Action talk louder than words, tingkah laku pemimpin, dalam hal ini pengurus menjadi cerminan bagi bawahannya, pengelola dan karyawan koperasi dalam bertindak. Jika pengurus enggan belajar, jangan harapkan koperasinya punya budaya pembelajar.
Kompeten
Pengurus tentunya tidak harus menguasai detail semua pekerjaan yang ada di koperasi, itu tidak perlu dan sulit dilakukan. Tapi pengurus perlu tahu semua pekerjaan yang ada di koperasi, perlu mempunyai skill manajemen, perlu menguasai skill kepemimpinan. Bahkan lebih baik lagi jika pengurus dapat mencontohkan bagaimana melakukan sesuatu. Tidak hanya menuntut bawahannya untuk bisa ini dan itu sementara ia sendiri tidak bisa atau tidak mau ikut belajar. Jangan jadi pengurus yang hanya bisa nyuruh-nyuruh, jadilah pengurus yang bisa memberi contoh. Buktikan kompetensi Anda dalam mengerjakan atau menyelesaikan sesuatu di depan pengelola dan karyawan, maka Anda akan mendapatkan rasa hormat dan kepercayaan.
4. MENGULAS DAN MENGUBAH (JIKA PERLU) RENCANA KERJA (RK) DAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN BELANJA (RAPB) TAHUN BERJALAN
RK dan RAPB tahun berjalan merupakan produk dari pengurus lama, tapi Anda sebagai pengurus baru yang harus menjalaninya. Ada kalanya perencanaan pengurus lama tidak sesuai dengan pengurus baru. Karenanya sesegera mungkin RK dan RAPB di ulas dan diperbarui sesuai dengan visi dan kesanggupan pengurus baru. Adakan rapat dengan pengelola untuk mengulas dan memperbarui RK dan RAPB tahun berjalan, untuk kemudian hasilnya disepakati oleh perwakilan anggota dan disosialisasikan ke seluruh anggota. Setiap tahun koperasi harus memiliki yang namanya RK & RAPB, juga arah kebijakan dan strategi yang akan dieksekusi di tahun berjalan. Itulah rujukan bagi pengelola dalam menjalankan tugas operasionalnya sehari-hari.
Lalu bagaimana pengurus baru bisa merevisi RK-RAPB, padahal hal tersebut merupakan hal yang baru baru? Ya, kembali ke tips nomor 1: Belajar! Ada banyak keahlian di dunia ini, keahlian manajerial, keahlian memasak, keahlian bermusik dan lain-lain. Tiap orang punya keahliannya masing-masing. Tapi ada satu keahlian yang harus dimiliki setiap orang yang ingin sukses. Yaitu keahlian belajar. Pelajarilah bagaiamana menyusun dan merevisi RK-RAPB. Jika ada niat pasti ada jalan, jika tidak ada niat yang tersisa hanya alasan.
Kontributor: Rizki Ardi
