Konsultan Koperasi

Organisasi
Definisi organisasi adalah sekumpulan orang yang berkumpul dalam suatu wadah yang terdiri dari pipinan dan anggota-anggotanya yang saling mengikatkan diri dalam sistem. Memiliki Visi, misi dan tujuan bersama.

Organisasi dibangun oleh struktur kompleks yang melibatkan banyak parameter dan aspek. Komponen utama organisasi adalah people. Faktor ini kemudian biasa disebut sebagai SDM. Kemudian kelengkapan organiasi meliputi perangkat organisasi dan pendukungnya. Faktor nonformal diluar sistem kelembagaan namun melekat dalam aktivitas organisasi seperti budaya, ikatan emosi, ratio persahabatan,kebersamaan dan solidaritas adalah aspek-aspek yang sangat berpenaruh dalam proses manajemen.

Organisasi dilihat dari aspek kematangan seluruh.komponen organisasi mengalami pertumbuhan sebagai berikut:

1. Embrionic ( Masa adaptasi)
2. Growth ( Ditandai dengan aktivitas yang beragam)
3. Maturation ( Masa puncak)
4. Quantum ( Kondisi dimana ada keinginan untuk mencari tantangan
5. baru)
6. Decline ( penurunan / kemunduran)

Desain Organisasi
Desain organisasi yang disebut juga perencanaan struktur organisasi adalah suatu pencapaian usaha terpadu melalui penyusunan dan penatan tugas dan tanggung jawab; serta aliran atau arus pekerjaan, dari semua komponen dan aktivitas dalam organisasi. Dari semiua komponen dan aktivitas dalam organisasi. Proses ini dijalankan oleh leader dan manajer untuk menyusun dan mengembangkan interaksi efektif antar komponen dalam organisasi untuk mencapai tujuan.

Proses perencanaan ini adalah struktur organisasi yang meliputi 2 dimensi untama yaitu:
1. Pengelompokan tugas dan tanggung jawab, ini berkenaan dengan spesialisasi tugas, pekerjaan, pembagian dalam devisi atau departemen, termasuk didalamnya garis/instruksi dan satf/ pembantu.
Dimensi pengelompokan tugas, tugas-tugas yang ada dikelompokan menjadi pekerjaan. Terdapat 3 dimensi pengelompokan

a. Spesialisasi tugas pekerjan.
Spesialisasi ini akan memberikan identitas pekerjaan dan membuat batasan- batasan tanggung jawab.
b. Pembagian departemen.
Selanjutnya setelah spesialisasi dilakukan maka dilakukan usaha untuk
mengelompokan tugas spesialis tersebut kedalam departemen atau divisi. Pembagian ini tergantung dari kebijakan organisasi sesuai analisa kebutuhan.
c. Hubungan garis/ komando dan staf/pembantu
Penentuan mekanisme kekuasan; meliputi hak wewenang, garis komando,rentang kendali dll.
Penentuan mekanisme pengaruh dalam organisasi sangat penting dalam menjaga kontradiksi kekuasaan. Mekanisme ini terkait dengan bagaimana mengarahkan organisasi dengan perangkat-perangkat sistem, proses prosedur dll. Untuk melakukan upaya pengarahan itu diperlukan penggunaan kekuasaan

Desain organisasi yang baik akan lebih memberikn peluang pencapaian tujuan organisasi.
Singkat, Mengenai Manajemen

Manajemen adalah faktor terpenting dalam sebuah organisasi. Jika dianalogikan manajemen merupakan nyawa dari sebuah stuktur kelembagaan. Peranan inilah yang menjadikan manajemen tidak saja penting tetapi juga sangat vital. Peformance organisasi ditentukan oleh rancang bangun manajemen. Goal dari menajemen adalah kesempurnaan pencapaian visi organisasi.

Seringkali manajemen berkaitan dengan cara mengatur,how to manage untuk mencapai tujuan organisasi. Esensi mengatur disini tidak hanya menata saja, tetapi ada aspek-aspek pendukungnya.
Joseph L, menyatakan bawa manajemen adalah : "Gets things done trough other people"

Penjelasan dari defenisi diatas adalah :
Manejemen adalah suatu proses dimana suatu kelompok secara kerjasama mengarahkan tindakan atau kerjanya untuk mencapai tujuan bersama. Proses tersebut mencakup teknik-teknik yang digunakan untuk para manajer untuk mengkordinaikan kegiatan atau aktivitas orang-orang lain menuju tercapainya tujuan bersama.

Defnisi yang saat ini dipakai oleh banyak kalangan adalah buah pemikiran dari dua pakar Ilmu Manajeman Taylor dan Henry Fayol. Pemikir – pemikir jenius yang oleh kaum sosialis dan kapitalis pada awal abad 18 disebut sebagai bapak sebagai pendiri ilmu manajemen menyatakan sesuatu harus disederhanakan seminimal mungkin untuk pekerjaan-pekerjaan seharusnya dibagi dan diberikan suatu standar ukuran tertentu. Konsep manajemen fayol sangat berpengaruh dalam upaya menhilmiahkan ilmu manajeman.

Konsep Manajemen Fayol di kemukakan sebagai berikut :
Plan ( Merencanakan): Merencanakan erat kaitanya dengan bagaimana melihat sumberdaya, melakukan analisis terhadap kondisi factual sekaligus meramalkan kondisi – kondisi atau perubahan pada masa datang ‘ future trend". Dari berbagai input tersebut dibuat strategi-strategi untuk mancapai tujuan organisasi.
Organize ( Mengorganisir): Aktivitas yang ditujukan untuk melaksanakan plan. Komponen organiz meliputi siapa yang malakukan apa, kapan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan.
Coordinate ( Kordinasi): Upaya untuk menjaga kestabilan kinerja yang kandusif, efektif dan efesien.
Control ( Mangawasi): proses yang maliputi penilaian dan pengukuran hasil pekerjaan.

Konsep Manajemen lain di kemukakan oleh George Terry :
Planning
Organizing
Actuating ( Penggerakan)
Controlling ( Pengawasan dan pengendalian)

Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis adalah pengambilan keputusan saat ini yang akan dilakukan pada masa dating. Pengambilan keputusan ini harus melihat Sumber daya, kondisi saat ini serta melakukan peramalan atas prakondisi dan kedaan yang mempengaruhi organisasi dimasa dating. Minimal ada 4 aspek penting dalam strategic planning yaitu masa depan dan perkiraannya, aspek lingkungan baikinternalaataueksternal, target kedepan dan terakhir strategi untuk pencapaian target.
Organisasi seacara kelembagaan harus mempunyai perngkat organisasi yangmenjadi sarana dalam pencapaian tujuan organisasi. Perangkat mendasar perencanaan strategis yang kemudian menjadi kelengkapan organisasi yang waib ada adalah parameter-paramer idialisme dasar seperti; visi, misi, goal, objektif,

Untuk mempercepat percapaian strategic planning diperlukan:
- Spesific ( kekhususan)
- Measurable ( Terukur)
- Achieveable ( Dapat dicapai)
- Rationable ( Rasional, dapat dipahami)
- Timebound ( Ada limit/batas waktu)

Perencanaan
Srategic planning dapat kita rumuskan dengan 3 pertanyaan mendasar:
1. Dimana kita saat ini berada, dan akan kemana arahan kita?
2. Kemana tujuan kita, ingin pergi kemana kita.?
3. Bagaimana atau dengan apa kita pergi atau mencapai tujuan tersebut?

Kemudian sebagai evaluasi kita menyapaikan pertanyaan tentang kepuasan kita dalam mencapai tujuan tersebut.

Tahap-tahap perencanaan adalah sebagai berikut:
1. Analisa SWOT
Tahap selanjutnya adalah Analisa SWOT. Perumusan SWOT ditujukan sebagai dasar pembuatan strategi. Seorang manajer organisasi harus paham betul kondisi organisasinya, informasi detail sekaligus mampu melakukan forecasting atau peramalan kondisi kedepan. Dari fore casting ini kemudian di rumuskan asumsi-asumsi yang relevan. Dari pemetaan kondisi dan permalahan inilah kemudian di rumuskan SWOT. Proses pertama yang harus dilakukanadalah evaluasi diri, dari sini akan ditemukan "strengths" dan weaknesses serta sumberdaya organisasi. Kemdian analisa kondisi eksternal, seperti kondisi pasar, social, ekonomi dan budaya akan meminculkan opportunities dan threats

2. Menentukan target
Komponen ini adalah bagian terpenting dari penyusunan strategi. Manajemen harus mengarahkan seluruh proses pada sasaran yang telah ditentuan. Target ini dihasilkan dari proses telaah realistis terhadap analisa SWOT yang telah ditentukan sebelumnya. Satu hal yang tidak boleh dilupakan, target harus diyakini oleh seluruh manajemen, bahwa organisasi mampu mencapainya.

Strategi
Proses ini adalah upaya penyusunan siasat untuk menjawab permasalahan dan metode pencapaian target

Dalam strategi masa depan dapat meliputi semua aspek dalam organisasi , seperi sumber daya, Perubahan anggaran dll. Strategi ini kemudian dirumuskan menjadi salah satu perangkat proses yang nantinya akan dijadikan acauan dalam menjalankan aktivitas organisasi.

Pelaksanaan dan Monitoring
Didasarkan pada perencanaan strategi yang telah ditentukan sebelumnya, aplikasi dari selurh rstrategi tersebut harus dilakukan sesuai tugas dan fungsi yang ada. Perlu ada mekanisme monitoring untuk memantau proses pelaksanaan strategi seperti rapat-rapat rutin dan mekanisme pelaporan.

Manajemen harus dapat memastikan bahwa proses sudah berjalan sebagaimana mestinya. Pastikan bahwa setiap tahapan pelaksanaan mempunyai target hasil.

Idealnya setiap recana strategis dilaksanakan untuk jangka waktu 5 tahun, tidakterpengaruh dengan pergantian personel atau manajemen. Perencanaan strategi harus mempunyai kekuatan mengikat kepada setiap manajemen yang berkuasa.

Tidak dapat dipungkiri bahwa dinamika stuktur social bahkan organisasi seringkali membuat perencanaan membutuhkan perbaikan dan pembenaan, oleh karena itu perlu mekanisme koreksi dari manjemen

Pengambilan Keputusan
Manfaat Pengambilan Keputusan.
Setiap permasalahan memerlukan solusi, dan solusi adalah buah dari proses pengambilan keputusan. Hidup itu sendiri adalah masalah ( prespektif relative) artinya kita selalu merlukan proses pengambilan keputusan. Sama halnya dengan kehidupan organisasi yang sangat kompleks, peranan pengambilan kepusan mempnyai arti yang tidak hanya penting namun juga mendasar.

Proses pengambilan keputusan
1. Identifikasi masalah
Setiap leader damn manajer harus mampu menyimpulkan sebuah inti permaslahan, temukan hakekat permasalahan, lihat latarbelakang kenapa permasalahan itu muncul. Setiap permaslahan harus dinyatakan dengan tegas mulai dari latar belakang dan hubungan sebab-akibat yangberpengaruh terhadapnya. Kumpulkan data dan informasi tetang problem tersebut.

2. Pilihan Alternatif
Daridata yang telah dikumpulkan, tentukan alternative-alterntif pemecahan. Semuakemungkinan yang mungkin dilakukan disusu menurut criteria yang disepakati. Ada beberapa teknik pendekatan yang bisa dilakukan. Kita dapat melakukan pendekatan ide alternative beba disampaikan kemudian kita melakukan penyempitan

3. Analisa Alternatif
Semua alternative di pertimbngkan dengan perimbangan resiko, kemungkinan tercapai, kesiapan organisasi, factor ekstenal serta factor-faktor lain

sumber : http://www.koperasi.net/2008/06/manajemen-organisasi-koperasi.html